Giải quyết tranh chấp hợp đồng xây dựng là vấn đề thường gặp trong quá trình triển khai các dự án xây dựng, đặc biệt khi giá trị hợp đồng lớn, thời gian thực hiện kéo dài và có sự tham gia của nhiều bên khác nhau. Hợp đồng xây dựng không chỉ ghi nhận thỏa thuận về công việc, chi phí, tiến độ mà còn quy định trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của từng chủ thể trong suốt quá trình thực hiện.
1. “Báo động đỏ” trên công trường – Khi nào bất đồng đã trở thành tranh chấp hợp đồng xây dựng?
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xây dựng, việc chủ đầu tư, nhà thầu, nhà thầu phụ hoặc đơn vị tư vấn có quan điểm khác nhau là điều có thể xảy ra. Tuy nhiên, khi bất đồng liên quan trực tiếp đến quyền, nghĩa vụ, khối lượng, tiến độ, chất lượng hoặc tiền thanh toán và các bên không thể thống nhất cách xử lý, vấn đề đã có thể chuyển thành tranh chấp hợp đồng.
Tại Bắc Ninh, nơi có nhiều dự án nhà xưởng, công trình công nghiệp, kho bãi, hạ tầng và công trình dân dụng, tranh chấp thường không xuất hiện đột ngột. Nó thường bắt đầu từ một thay đổi nhỏ trên công trường, một phần khối lượng chưa được xác nhận, một mốc tiến độ bị trễ hoặc một hồ sơ thanh toán bị giữ lại. Vì vậy, nhận diện sớm “điểm nóng” giúp doanh nghiệp có cơ hội xử lý trước khi tranh chấp trở nên phức tạp.
Tranh chấp về phạm vi công việc
Một trong những câu hỏi quan trọng nhất là: công việc đang tranh chấp có thực sự thuộc trách nhiệm của nhà thầu theo hợp đồng hay không?
Tranh chấp dễ xảy ra khi hợp đồng mô tả phạm vi công việc chung chung, trong khi bản vẽ, bảng khối lượng, báo giá và phụ lục lại thể hiện khác nhau. Chủ đầu tư có thể cho rằng một hạng mục đã nằm trong giá trọn gói, còn nhà thầu cho rằng đó là công việc phát sinh cần thanh toán thêm.
Khi xử lý cần đối chiếu đồng thời hợp đồng, phụ lục, hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu, báo giá, bản vẽ, chỉ dẫn kỹ thuật và các văn bản điều chỉnh trong quá trình thi công.
Tranh chấp tiến độ thi công
Công trình chậm không đồng nghĩa nhà thầu mặc nhiên phải chịu toàn bộ trách nhiệm.
Cần xác định nguyên nhân thực tế: nhà thầu huy động nhân lực chậm, chủ đầu tư bàn giao mặt bằng muộn, thiết kế thay đổi, vật tư được phê duyệt chậm hay có sự kiện khách quan ảnh hưởng đến tiến độ.
Mỗi nguyên nhân có thể dẫn đến cách xác định trách nhiệm, thời gian được gia hạn, chi phí phát sinh và chế tài khác nhau.
Tranh chấp chất lượng công trình
Tranh chấp chất lượng thường phát sinh khi một bên cho rằng công trình không đáp ứng thiết kế, tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc yêu cầu kỹ thuật.
Những vấn đề thường gặp gồm bê tông không đạt yêu cầu, kết cấu xuất hiện vết nứt, hệ thống kỹ thuật hoạt động không đúng thiết kế, vật liệu không đúng chủng loại hoặc hạng mục hoàn thiện có sai sót.
Lúc này, tranh luận bằng lời thường không đủ. Hồ sơ nghiệm thu, kết quả thí nghiệm, bản vẽ, nhật ký thi công và kết quả kiểm định hoặc giám định có thể trở thành chứng cứ quan trọng.
Tranh chấp thanh toán và quyết toán
Đây là nhóm tranh chấp có ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền doanh nghiệp xây dựng.
Nhà thầu có thể cho rằng đã hoàn thành công việc và đủ điều kiện nhận tiền, trong khi chủ đầu tư cho rằng hồ sơ chưa đầy đủ, khối lượng chưa được nghiệm thu hoặc giá trị đề nghị thanh toán chưa chính xác.
Khi công trình đã hoàn thành nhưng quyết toán kéo dài, tranh chấp có thể tiếp tục xoay quanh khối lượng phát sinh, giảm trừ, tiền bảo hành, phạt tiến độ và bồi thường thiệt hại.
2. Mở “hộp đen hợp đồng” – Điều khoản nào quyết định bên nào đang có lợi thế?
Khi tranh chấp xảy ra, hợp đồng là một trong những tài liệu đầu tiên cần được rà soát. Không nên chỉ đọc điều khoản đang tranh chấp mà cần đặt nó trong toàn bộ hệ thống tài liệu hợp đồng và quá trình thực hiện thực tế.
Phạm vi và khối lượng công việc
Cần xác định chính xác nhà thầu phải thực hiện những hạng mục nào, khối lượng được xác định theo phương pháp nào và tài liệu nào được ưu tiên khi có sự khác nhau.
Đặc biệt cần kiểm tra bảng khối lượng, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật và các văn bản bổ sung sau khi ký hợp đồng.
Giá hợp đồng và cơ chế điều chỉnh
Giá trọn gói, giá theo đơn giá cố định, đơn giá điều chỉnh hoặc loại giá khác sẽ ảnh hưởng đáng kể đến cách xử lý chi phí phát sinh.
Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện điều chỉnh giá, trường hợp được điều chỉnh, công thức hoặc nguyên tắc tính và thủ tục đề nghị điều chỉnh đã được thỏa thuận.
Tiến độ và mốc hoàn thành
Không nên chỉ nhìn vào ngày hoàn thành cuối cùng.
Hợp đồng có thể quy định nhiều mốc trung gian như ngày bàn giao mặt bằng, thời điểm huy động, hoàn thành từng khu vực, nghiệm thu từng giai đoạn và bàn giao toàn bộ công trình.
Chính các mốc này giúp xác định quá trình chậm tiến độ bắt đầu từ đâu và trách nhiệm thuộc về bên nào.
Nghiệm thu, thanh toán và bảo hành
Cần kiểm tra điều kiện nghiệm thu, người có quyền ký biên bản, thời hạn xem xét hồ sơ, điều kiện xuất hóa đơn, thời hạn thanh toán và tỷ lệ giữ lại bảo hành.
Một hạng mục đã thi công xong trên thực tế nhưng chưa đáp ứng điều kiện nghiệm thu theo hợp đồng có thể chưa đủ căn cứ để yêu cầu thanh toán toàn bộ giá trị.
Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại
Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại là hai vấn đề cần được phân biệt khi đánh giá trách nhiệm.
Muốn yêu cầu bồi thường, bên yêu cầu cần đặc biệt chú ý đến căn cứ phát sinh trách nhiệm, thiệt hại thực tế, mối quan hệ giữa hành vi vi phạm và thiệt hại cũng như chứng cứ chứng minh giá trị thiệt hại.
3. Bản đồ chứng cứ – Muốn thắng tranh chấp phải giữ được dấu vết từ công trường
Một doanh nghiệp có lý nhưng không chứng minh được bằng tài liệu sẽ gặp bất lợi lớn khi thương lượng, giải quyết tại trọng tài hoặc khởi kiện.
Vì vậy, quản lý hồ sơ công trường thực chất cũng là quản trị rủi ro tranh chấp.
Hợp đồng và phụ lục
Cần lưu đầy đủ hợp đồng chính, phụ lục, tài liệu kèm theo, văn bản sửa đổi, bổ sung và những thỏa thuận được hình thành trong quá trình thực hiện.
Đặc biệt phải xác định phiên bản cuối cùng đang có hiệu lực để tránh sử dụng nhầm tài liệu cũ.
Hồ sơ thiết kế và bản vẽ
Nên quản lý bản vẽ theo phiên bản và thời điểm phát hành.
Nếu thiết kế thay đổi trong quá trình thi công, cần xác định ai yêu cầu thay đổi, thay đổi vào thời điểm nào, nhà thầu đã thực hiện theo bản vẽ nào và thay đổi đó ảnh hưởng thế nào đến khối lượng, chi phí và tiến độ.
Nhật ký thi công
Nhật ký có thể giúp tái hiện những gì thực tế xảy ra trên công trường: nhân lực, thiết bị, công việc thực hiện, thời tiết, sự cố, chỉ đạo và các vấn đề ảnh hưởng đến tiến độ.
Khi xảy ra tranh chấp sau nhiều tháng hoặc nhiều năm, những ghi nhận theo từng ngày có giá trị đặc biệt trong việc dựng lại diễn biến sự việc.
Biên bản nghiệm thu
Biên bản nghiệm thu giúp chứng minh công việc đã được thực hiện và kết quả kiểm tra tại từng thời điểm.
Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ nghiệm thu theo từng công việc, giai đoạn, bộ phận công trình và hạng mục để thuận tiện đối chiếu với hồ sơ thanh toán.
Email, công văn và biên bản làm việc
Không phải mọi vấn đề đều được thể hiện ngay trong hợp đồng.
Một email yêu cầu thay đổi vật liệu, công văn cảnh báo chậm bàn giao mặt bằng hoặc biên bản họp xác nhận khối lượng phát sinh có thể trở thành mắt xích quan trọng trong chuỗi chứng cứ.
Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống lưu trữ thống nhất thay vì để tài liệu nằm rải rác trong email hoặc thiết bị cá nhân của từng nhân sự.
4. “Cuộc chiến khối lượng” – Làm nhiều hơn hợp đồng nhưng ai sẽ trả tiền?
Một hạng mục thực tế đã được thi công không đồng nghĩa đương nhiên sẽ được thanh toán. Vấn đề cần chứng minh là tại sao phát sinh, ai yêu cầu, ai chấp thuận, khối lượng bao nhiêu và giá trị được xác định thế nào.
Khối lượng theo hợp đồng
Trước tiên phải bóc tách phần công việc nằm trong phạm vi hợp đồng ban đầu.
Cần đối chiếu bảng khối lượng, thiết kế, báo giá và nguyên tắc xác định giá hợp đồng để tránh tình trạng một công việc bị yêu cầu thanh toán hai lần hoặc một bên coi phần việc đã bao gồm trong giá là phát sinh.
Khối lượng phát sinh
Khối lượng phát sinh có thể xuất hiện do yêu cầu bổ sung, điều kiện thực tế công trường hoặc những thay đổi trong quá trình triển khai.
Nhà thầu nên lập hồ sơ phát sinh ngay khi sự kiện xảy ra, thay vì chờ đến khi quyết toán mới tổng hợp.
Công việc thay đổi thiết kế
Thay đổi thiết kế có thể làm tăng hoặc giảm khối lượng, thay đổi vật liệu, biện pháp thi công và thời gian thực hiện.
Hồ sơ cần thể hiện được chuỗi: thiết kế ban đầu → yêu cầu thay đổi → thiết kế điều chỉnh → xác nhận thực hiện → nghiệm thu → xác định giá trị.
Phát sinh chưa được phê duyệt
Đây là khu vực có rủi ro tranh chấp cao.
Nhà thầu có thể thực hiện công việc theo yêu cầu tại công trường nhưng không hoàn thiện thủ tục xác nhận bằng văn bản. Khi quyết toán, chủ đầu tư có thể không chấp nhận vì thiếu căn cứ phê duyệt.
Do đó, trước khi thực hiện công việc ngoài phạm vi hợp đồng, cần kiểm tra thẩm quyền của người yêu cầu và quy trình xác nhận phát sinh.
Hồ sơ xác nhận giá trị phát sinh
Một bộ hồ sơ tốt thường cần làm rõ căn cứ phát sinh, khối lượng thực tế, đơn giá, giá trị đề nghị thanh toán và xác nhận của các chủ thể có liên quan.
Nếu chưa thống nhất đơn giá ngay, các bên cũng nên ghi nhận rõ việc đã yêu cầu và thực hiện công việc để hạn chế tranh chấp về sự tồn tại của khối lượng.
5. Đồng hồ tiến độ – Ai phải chịu trách nhiệm khi công trình tại Bắc Ninh bị chậm?
Muốn xác định trách nhiệm chậm tiến độ phải dựng lại toàn bộ timeline dự án thay vì chỉ so sánh ngày dự kiến hoàn thành với ngày hoàn thành thực tế.
Chậm do nhà thầu
Nhà thầu có thể chịu trách nhiệm khi nguyên nhân xuất phát từ việc không huy động đủ nhân lực, thiết bị, vật tư; tổ chức thi công không phù hợp hoặc không đáp ứng tiến độ đã cam kết.
Tuy nhiên, mức độ ảnh hưởng cần được chứng minh dựa trên tiến độ được phê duyệt và diễn biến thực tế.
Chậm do chủ đầu tư
Trách nhiệm có thể liên quan đến việc chậm phê duyệt hồ sơ, chậm cung cấp thông tin, chậm thanh toán hoặc đưa ra yêu cầu thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thi công.
Nhà thầu cần gửi thông báo kịp thời để ghi nhận ảnh hưởng thay vì chỉ phản ánh sau khi dự án đã chậm.
Chậm bàn giao mặt bằng
Không có mặt bằng thì nhiều công việc không thể triển khai.
Cần lưu biên bản bàn giao mặt bằng, các công văn đề nghị bàn giao, hình ảnh hiện trạng và tài liệu chứng minh phần mặt bằng chưa đủ điều kiện thi công.
Chậm do thay đổi thiết kế
Một thay đổi thiết kế có thể kéo theo việc dừng thi công, đặt lại vật tư, điều chỉnh biện pháp hoặc phá dỡ phần đã thực hiện.
Khi đó cần đánh giá đồng thời tác động đến thời gian và chi phí, tránh chỉ xác nhận thay đổi kỹ thuật mà bỏ qua hậu quả đối với tiến độ.
Gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng
Khi xuất hiện nguyên nhân có căn cứ gia hạn, bên bị ảnh hưởng nên thực hiện thủ tục thông báo và đề nghị gia hạn theo hợp đồng.
Hồ sơ cần chỉ ra sự kiện gây chậm, thời gian ảnh hưởng, phần công việc bị tác động và mốc hoàn thành mới được đề xuất.
6. “Bàn cân chất lượng” – Công trình không đạt yêu cầu thì xử lý thế nào?
Tranh chấp chất lượng cần được giải quyết trên cơ sở tiêu chí kỹ thuật và chứng cứ chuyên môn thay vì đánh giá cảm tính.
Xác định lỗi kỹ thuật
Trước tiên cần xác định hiện tượng cụ thể và tiêu chí nào được sử dụng để đánh giá.
Sau đó đối chiếu với hồ sơ thiết kế, yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn, quy chuẩn áp dụng và kết quả kiểm tra thực tế.
Yêu cầu sửa chữa và khắc phục
Nếu xác định có khiếm khuyết thuộc trách nhiệm nhà thầu, chủ đầu tư có thể yêu cầu sửa chữa hoặc thực hiện biện pháp khắc phục phù hợp theo hợp đồng và quy định liên quan.
Quá trình khắc phục cũng cần được lập hồ sơ để xác nhận tình trạng trước và sau xử lý.
Từ chối nghiệm thu
Khi công việc chưa đáp ứng điều kiện nghiệm thu, bên có trách nhiệm nghiệm thu cần thể hiện rõ lý do và nội dung cần khắc phục.
Việc chỉ ghi chung chung “không đạt” có thể làm tranh chấp kéo dài vì không xác định được tiêu chí kỹ thuật nào đang bị vi phạm.
Giám định chất lượng công trình
Khi các bên không thống nhất về nguyên nhân hoặc mức độ khiếm khuyết, việc kiểm định, giám định hoặc đánh giá chuyên môn có thể cần thiết.
Kết quả chuyên môn giúp làm rõ hiện trạng, nguyên nhân, khả năng chịu lực hoặc chất lượng bộ phận công trình tùy nội dung tranh chấp.
Xác định chi phí khắc phục thiệt hại
Không nên chỉ đưa ra một con số tổng quát.
Cần bóc tách phạm vi phải sửa chữa, biện pháp khắc phục, vật tư, nhân công, thiết bị và những thiệt hại liên quan để hình thành căn cứ yêu cầu bồi thường hoặc phản biện yêu cầu của bên còn lại.
7. Điểm nóng thanh toán – Công trình đã làm nhưng tiền vẫn bị giữ
Dòng tiền là yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp xây dựng. Một khoản thanh toán bị giữ trong thời gian dài có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương, nhà cung cấp, nhà thầu phụ và khả năng triển khai dự án khác.
Điều kiện thanh toán theo hợp đồng
Trước khi yêu cầu thanh toán cần xác định nhà thầu đã đạt mốc thanh toán chưa và các điều kiện kèm theo đã được đáp ứng hay chưa.
Không nên chỉ căn cứ vào tỷ lệ hoàn thành thực tế mà bỏ qua cơ chế thanh toán đã thỏa thuận.
Hồ sơ đề nghị thanh toán
Hồ sơ có thể bao gồm đề nghị thanh toán, xác nhận khối lượng, biên bản nghiệm thu, bảng xác định giá trị và các tài liệu khác theo hợp đồng.
Nhà thầu nên lập checklist riêng cho từng kỳ thanh toán để tránh việc hồ sơ liên tục bị trả lại vì thiếu tài liệu.
Chủ đầu tư chậm thanh toán
Khi đã đủ điều kiện nhưng chưa được thanh toán, nhà thầu cần xác định ngày nghĩa vụ thanh toán phát sinh, số tiền còn thiếu và thời gian chậm.
Đồng thời cần gửi văn bản yêu cầu thanh toán để hình thành dấu vết rõ ràng về việc thực hiện quyền của mình.
Giữ lại tiền bảo hành
Khoản giữ lại bảo hành cần được phân biệt với khoản tiền đang bị giữ do tranh chấp khối lượng hoặc chất lượng.
Doanh nghiệp cần kiểm tra tỷ lệ, thời hạn, điều kiện giải ngân khoản giữ lại và khả năng sử dụng hình thức bảo đảm khác nếu hợp đồng có quy định.
Tranh chấp quyết toán hợp đồng
Đến giai đoạn quyết toán, nhiều vấn đề từ đầu dự án có thể cùng xuất hiện: khối lượng phát sinh, điều chỉnh giá, phạt tiến độ, chi phí khắc phục, giảm trừ và các khoản đã tạm ứng.
Do đó, quyết toán nên được xem là quá trình đối chiếu toàn bộ lịch sử tài chính của hợp đồng chứ không đơn thuần là lập một bảng tổng giá trị cuối cùng.
8. “Ngã ba giải quyết” – Thương lượng, trọng tài hay Tòa án?
Không phải tranh chấp xây dựng nào cũng nên đưa ngay ra Tòa án. Phương án phù hợp phụ thuộc vào hợp đồng, giá trị tranh chấp, chứng cứ, quan hệ giữa các bên và mục tiêu thực tế của doanh nghiệp.
Đàm phán trực tiếp giữa các bên
Đàm phán thường là lựa chọn nên được cân nhắc sớm khi các bên vẫn còn khả năng hợp tác.
Trước buổi đàm phán, mỗi bên nên xác định rõ giá trị yêu cầu, căn cứ hợp đồng, chứng cứ mạnh nhất, điểm có thể nhượng bộ và giới hạn không thể chấp nhận.
Nếu đạt được thống nhất, kết quả cần được lập thành văn bản đủ rõ để có thể thực hiện.
Hòa giải tranh chấp xây dựng
Hòa giải giúp các bên tìm kiếm giải pháp với sự hỗ trợ của bên trung gian và có thể phù hợp với tranh chấp có nhiều vấn đề kỹ thuật hoặc khi các bên vẫn muốn duy trì quan hệ thương mại.
Điểm quan trọng là phải xác định rõ nội dung tranh chấp trước khi hòa giải, tránh việc cuộc họp chỉ trở thành quá trình trao đổi quan điểm mà không đi đến phương án cụ thể.
Giải quyết tại trọng tài thương mại
Trọng tài có thể được lựa chọn khi có cơ sở về thỏa thuận trọng tài phù hợp.
Trước khi khởi kiện cần kiểm tra kỹ điều khoản giải quyết tranh chấp, tổ chức trọng tài được lựa chọn, phạm vi tranh chấp thuộc thỏa thuận và các yêu cầu về thủ tục.
Đối với tranh chấp xây dựng có giá trị lớn và nhiều tài liệu kỹ thuật, việc chuẩn hóa chứng cứ trước khi nộp đơn đặc biệt quan trọng.
Khởi kiện tại Tòa án
Khi lựa chọn Tòa án, doanh nghiệp cần xác định đúng quan hệ tranh chấp, thẩm quyền giải quyết, yêu cầu khởi kiện và hệ thống chứng cứ đi kèm.
Không nên chờ đến lúc nộp đơn mới bắt đầu thu thập tài liệu. Một số chứng cứ từ công trường có thể khó tìm lại khi nhân sự thay đổi, dự án đã bàn giao hoặc nhà thầu phụ đã kết thúc công việc.
Tiêu chí lựa chọn phương án phù hợp
Doanh nghiệp tại Bắc Ninh có thể đặt các phương án lên cùng một “bảng điều khiển” gồm: giá trị tranh chấp, sức mạnh chứng cứ, thời gian dự kiến, chi phí giải quyết, khả năng thi hành kết quả và nhu cầu tiếp tục hợp tác.
Nếu hai bên còn đang cùng triển khai một nhà xưởng, thương lượng có thể được ưu tiên để tránh đình trệ dự án. Nếu quan hệ đã đổ vỡ và khoản tiền tranh chấp lớn, việc chuẩn bị phương án trọng tài hoặc Tòa án cần được thực hiện sớm.
Điểm quan trọng nhất là không để tranh chấp chạy nhanh hơn hồ sơ. Ngay từ khi xuất hiện bất đồng về khối lượng, tiến độ, chất lượng hoặc thanh toán, doanh nghiệp nên khóa lại toàn bộ chứng cứ, lập timeline sự kiện, xác định điều khoản hợp đồng liên quan và lượng hóa giá trị đang tranh chấp. Đây chính là nền tảng để lựa chọn chiến lược giải quyết phù hợp và bảo vệ quyền lợi của mình.
9. Timeline xử lý tranh chấp hợp đồng xây dựng tại Bắc Ninh
Khi tranh chấp đã phát sinh, doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng việc gửi ngay một công văn đòi tiền hoặc đe dọa khởi kiện. Cách xử lý hiệu quả hơn là dựng lại toàn bộ diễn biến hợp đồng, xác định vấn đề đang tranh chấp, khóa chứng cứ và lựa chọn phương án giải quyết theo từng bước.
Một timeline rõ ràng còn giúp doanh nghiệp tránh tình trạng bộ phận kỹ thuật, kế toán, ban chỉ huy công trường và người quản lý đưa ra những thông tin không thống nhất.
Khoanh vùng nội dung tranh chấp
Bước đầu tiên là trả lời chính xác: hai bên đang tranh chấp điều gì?
Không nên mô tả chung chung rằng “chủ đầu tư không thanh toán” hoặc “nhà thầu vi phạm hợp đồng”. Cần tách thành từng vấn đề cụ thể như:
Khối lượng nào chưa được công nhận?
Giá trị nào chưa được thanh toán?
Hạng mục nào bị cho rằng không đạt chất lượng?
Số ngày chậm tiến độ đang được tính như thế nào?
Khoản phạt hoặc bồi thường nào đang bị yêu cầu?
Việc chia tranh chấp thành từng nhóm giúp doanh nghiệp xác định điều khoản hợp đồng và chứng cứ tương ứng.
Thu thập và khóa chứng cứ
Sau khi xác định nội dung tranh chấp, doanh nghiệp cần tập trung toàn bộ tài liệu liên quan vào một bộ hồ sơ thống nhất.
Ngoài hợp đồng và phụ lục, cần rà soát bản vẽ, hồ sơ thiết kế, nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh toán, công văn, email, biên bản họp, hình ảnh và các tài liệu xác nhận khối lượng.
Đặc biệt, nên sao lưu dữ liệu điện tử và giữ nguyên tài liệu gốc. Không nên để chứng cứ quan trọng chỉ nằm trong điện thoại, email hoặc máy tính của một nhân sự công trường.
Gửi yêu cầu thanh toán hoặc khắc phục
Sau khi có đủ căn cứ ban đầu, bên có quyền lợi bị ảnh hưởng nên thể hiện yêu cầu bằng văn bản.
Nhà thầu có thể yêu cầu xác nhận khối lượng, nghiệm thu hoặc thanh toán. Ngược lại, chủ đầu tư có thể yêu cầu sửa chữa, hoàn thành công việc, khắc phục chất lượng hoặc xử lý vi phạm tiến độ.
Văn bản nên xác định rõ căn cứ hợp đồng, sự kiện đã xảy ra, nghĩa vụ chưa thực hiện, giá trị liên quan và thời hạn đề nghị bên còn lại phản hồi.
Tổ chức thương lượng
Nếu các bên vẫn có khả năng tìm được tiếng nói chung, thương lượng thường giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hơn so với việc chuyển ngay sang tố tụng.
Trước cuộc họp, doanh nghiệp nên chuẩn bị một bảng tổng hợp gồm vấn đề tranh chấp, quan điểm của từng bên, chứng cứ hỗ trợ, giá trị tiền và phương án có thể chấp nhận.
Kết quả thương lượng cần được ghi nhận bằng biên bản hoặc thỏa thuận cụ thể. Tránh trường hợp cuộc họp đã thống nhất về nguyên tắc nhưng sau đó không có tài liệu xác nhận.
Chuyển sang thủ tục tố tụng khi cần thiết
Nếu thương lượng không đạt kết quả, doanh nghiệp cần kiểm tra điều khoản giải quyết tranh chấp để xác định phương án tiếp theo.
Tùy trường hợp, tranh chấp có thể được giải quyết tại trọng tài thương mại hoặc Tòa án có thẩm quyền.
Trước khi tiến hành, cần rà soát lại yêu cầu, số tiền tranh chấp, chứng cứ, thẩm quyền, thời hiệu và các vấn đề tố tụng liên quan. Đây cũng là thời điểm cần xác định rõ mục tiêu cuối cùng: thu hồi công nợ, yêu cầu bồi thường, buộc hoàn thành nghĩa vụ hay giải quyết đồng thời nhiều yêu cầu.
10. Ba kịch bản tranh chấp xây dựng thường gặp tại Bắc Ninh
Thay vì nhìn tranh chấp dưới góc độ lý thuyết, doanh nghiệp có thể hình dung cách xử lý thông qua những tình huống thường gặp trong quá trình thi công nhà xưởng, công trình dân dụng và công trình công nghiệp tại Bắc Ninh.
Nhà thầu hoàn thành nhưng chủ đầu tư chưa thanh toán
Ví dụ nhà thầu đã hoàn thành một hạng mục nhà xưởng và cho rằng đã đủ điều kiện nhận khoản thanh toán tiếp theo, nhưng chủ đầu tư tiếp tục giữ tiền.
Nhà thầu không nên chỉ tập trung vào việc chứng minh “đã làm xong”. Cần kiểm tra đồng thời:
Hạng mục đã được nghiệm thu chưa?
Người ký nghiệm thu có đúng thẩm quyền không?
Hồ sơ thanh toán đã đầy đủ chưa?
Có khoản giảm trừ hoặc giữ lại nào theo hợp đồng không?
Thời hạn thanh toán đã hết chưa?
Sau khi xác định đủ điều kiện, nhà thầu có thể lập bảng công nợ, tập hợp hồ sơ nghiệm thu và gửi yêu cầu thanh toán chính thức.
Chủ đầu tư yêu cầu bồi thường vì chậm tiến độ
Giả sử hợp đồng yêu cầu hoàn thành công trình vào ngày X nhưng thực tế bàn giao sau đó một khoảng thời gian. Chủ đầu tư cho rằng toàn bộ thời gian chậm thuộc trách nhiệm nhà thầu.
Nhà thầu cần dựng lại timeline thay vì chỉ phản biện rằng mình “không có lỗi”.
Có thể trong thời gian thi công đã xảy ra việc bàn giao mặt bằng chậm, thay đổi bản vẽ, chậm phê duyệt vật liệu hoặc phát sinh thêm công việc.
Mỗi sự kiện cần gắn với chứng cứ và khoảng thời gian ảnh hưởng. Khi đó mới có cơ sở xác định phần chậm tiến độ thực sự thuộc trách nhiệm của bên nào.
Hai bên tranh cãi về giá trị khối lượng phát sinh
Đây là tình huống đặc biệt phổ biến.
Chủ đầu tư yêu cầu thay đổi một hạng mục trong quá trình thi công. Nhà thầu thực hiện ngay để không ảnh hưởng tiến độ nhưng hai bên chưa ký phụ lục xác định giá.
Đến quyết toán, nhà thầu yêu cầu thanh toán thêm nhưng chủ đầu tư không đồng ý toàn bộ giá trị.
Lúc này phải lần ngược lại chuỗi chứng cứ: ai yêu cầu thay đổi → thay đổi nội dung gì → nhà thầu có thực hiện không → khối lượng thực tế bao nhiêu → có được nghiệm thu không → đơn giá được xác định trên cơ sở nào.
11. “Điểm mất quyền” – Những sai lầm khiến doanh nghiệp yếu thế khi tranh chấp
Nhiều doanh nghiệp không yếu thế vì hợp đồng hoàn toàn bất lợi mà vì trong quá trình thực hiện đã bỏ qua những thời điểm cần tạo lập chứng cứ hoặc thực hiện quyền của mình.
Thi công phát sinh nhưng không lập hồ sơ xác nhận
Nhà thầu nhận yêu cầu bổ sung công việc và triển khai ngay để giữ tiến độ nhưng không lập phiếu xác nhận, biên bản hoặc văn bản đề nghị phê duyệt.
Đến khi quyết toán, việc chứng minh ai yêu cầu và giá trị phát sinh trở nên khó khăn.
Nguyên tắc quản trị nên áp dụng là: phát sinh công việc phải đi cùng phát sinh hồ sơ.
Chỉ trao đổi miệng trên công trường
Một chỉ đạo trực tiếp có thể giúp công trường xử lý vấn đề rất nhanh nhưng lại tiềm ẩn rủi ro khi tranh chấp xảy ra.
Sau những trao đổi quan trọng liên quan đến thiết kế, khối lượng, tiến độ hoặc chi phí, doanh nghiệp nên có hình thức ghi nhận phù hợp như biên bản, email hoặc công văn xác nhận.
Ký nghiệm thu khi chưa kiểm tra đầy đủ
Biên bản nghiệm thu là tài liệu quan trọng và có thể được sử dụng để chứng minh tình trạng công việc tại một thời điểm nhất định.
Vì vậy, người ký cần kiểm tra nội dung, phạm vi nghiệm thu, khối lượng và các ghi chú kèm theo trước khi xác nhận.
Nếu còn tồn tại hoặc công việc cần sửa chữa, nội dung này nên được thể hiện rõ trong hồ sơ.
Không phản hồi công văn của đối tác
Một bên gửi nhiều công văn xác định lỗi, chậm tiến độ hoặc yêu cầu bồi thường nhưng bên còn lại không phản hồi.
Sự im lặng không nên được xem là chiến lược xử lý tranh chấp.
Nếu không đồng ý với nội dung công văn, doanh nghiệp nên phản hồi đúng trọng tâm, nêu căn cứ và lưu lại tài liệu chứng minh quan điểm của mình.
Để tranh chấp kéo dài nhưng không kiểm soát thời hiệu
Một số doanh nghiệp tiếp tục thương lượng trong thời gian dài vì tin rằng hai bên sẽ tự giải quyết được.
Trong khi đó, vấn đề thời hiệu và các mốc pháp lý liên quan đến quyền khởi kiện không được theo dõi.
Do đó, ngay khi tranh chấp có dấu hiệu kéo dài, doanh nghiệp nên xác định thời điểm phát sinh tranh chấp, loại quan hệ pháp lý và thời hiệu áp dụng cho trường hợp cụ thể để tránh rủi ro mất lợi thế về thủ tục.
12. Checklist trước khi gửi yêu cầu giải quyết tranh chấp xây dựng
Trước khi gửi văn bản yêu cầu chính thức hoặc tiến hành thủ tục giải quyết tranh chấp, doanh nghiệp nên thực hiện một vòng kiểm tra cuối cùng.
Kiểm tra hợp đồng và toàn bộ phụ lục
Không chỉ đọc hợp đồng chính.
Cần tập hợp phụ lục, bảng khối lượng, báo giá, bản vẽ, chỉ dẫn kỹ thuật, văn bản sửa đổi và các thỏa thuận bổ sung.
Đồng thời xác định thứ tự ưu tiên của tài liệu nếu giữa các hồ sơ xuất hiện nội dung không thống nhất.
Đối chiếu khối lượng, tiến độ và thanh toán
Ba dữ liệu này cần được đặt cạnh nhau.
Doanh nghiệp nên xác định khối lượng đã thực hiện và nghiệm thu, tiến độ thực tế so với kế hoạch, số tiền đã thanh toán và số tiền còn đang tranh chấp.
Cách này giúp phát hiện những điểm bất thường trước khi đưa ra yêu cầu chính thức.
Sắp xếp hồ sơ chứng cứ theo timeline
Thay vì lưu chứng cứ theo từng thư mục rời rạc, nên dựng timeline từ ngày ký hợp đồng đến thời điểm tranh chấp.
Mỗi sự kiện nên gắn với tài liệu tương ứng, chẳng hạn: ngày thay đổi thiết kế – bản vẽ điều chỉnh – công văn chỉ đạo – nhật ký thi công – biên bản nghiệm thu – bảng khối lượng phát sinh.
Xác định số tiền hoặc nghĩa vụ yêu cầu
Một yêu cầu tranh chấp cần đủ cụ thể.
Nếu yêu cầu thanh toán, cần xác định số tiền và căn cứ tính. Nếu yêu cầu bồi thường, cần xác định thiệt hại và tài liệu chứng minh. Nếu yêu cầu sửa chữa, cần xác định hạng mục, nội dung khắc phục và thời hạn đề nghị thực hiện.
Kiểm tra điều khoản giải quyết tranh chấp
Trước khi gửi đơn đến một cơ quan giải quyết, cần đọc lại điều khoản tranh chấp trong hợp đồng.
Đặc biệt cần kiểm tra hợp đồng có thỏa thuận trọng tài hay không, nội dung thỏa thuận như thế nào và tranh chấp dự kiến đưa ra giải quyết có thuộc phạm vi thỏa thuận đó không.
13. Kho giải đáp nhanh về tranh chấp hợp đồng xây dựng tại Bắc Ninh
Nhà thầu chưa được thanh toán có được dừng thi công không?
Không nên hiểu rằng cứ chủ đầu tư chậm thanh toán là nhà thầu được tự động dừng toàn bộ công việc.
Trước tiên phải kiểm tra loại hợp đồng, điều khoản về thanh toán, tạm dừng hoặc đình chỉ thực hiện công việc, mức độ vi phạm và thủ tục thông báo mà các bên đã thỏa thuận.
Việc tự ý rút nhân sự hoặc dừng công trường khi chưa có căn cứ có thể khiến nhà thầu từ vị trí đang yêu cầu thanh toán trở thành bên bị yêu cầu chịu trách nhiệm về tiến độ. Vì vậy, trước khi dừng thi công cần rà soát kỹ hợp đồng và thực hiện đúng thủ tục thông báo áp dụng cho trường hợp cụ thể.
Khối lượng phát sinh không có phụ lục hợp đồng có đòi tiền được không?
Không nên kết luận chỉ dựa trên việc “có hay không có phụ lục”.
Cần xem xét toàn bộ chứng cứ về việc phát sinh công việc: yêu cầu của chủ đầu tư, bản vẽ điều chỉnh, email, công văn, biên bản họp, nhật ký, xác nhận khối lượng, nghiệm thu và tài liệu xác định đơn giá.
Trường hợp thiếu phụ lục hợp đồng thường làm việc chứng minh khó hơn, nhưng vẫn cần đánh giá toàn bộ hồ sơ và diễn biến thực tế trước khi xác định khả năng yêu cầu thanh toán.
Chậm tiến độ xây dựng có bị phạt hợp đồng không?
Có thể phát sinh trách nhiệm nếu có hành vi vi phạm nghĩa vụ tiến độ và đáp ứng các căn cứ áp dụng chế tài theo hợp đồng cũng như quy định pháp luật liên quan.
Tuy nhiên, phải xác định nguyên nhân chậm.
Nếu một phần thời gian bị ảnh hưởng bởi việc chủ đầu tư chậm bàn giao mặt bằng, thay đổi thiết kế hoặc những sự kiện khác không thuộc trách nhiệm nhà thầu thì không nên mặc nhiên tính toàn bộ số ngày chậm cho nhà thầu.
Tranh chấp hợp đồng xây dựng nên chọn trọng tài hay Tòa án?
Không có một phương án phù hợp cho mọi hợp đồng.
Trước hết phải kiểm tra có thỏa thuận trọng tài hợp lệ và áp dụng được cho tranh chấp hay không. Nếu lựa chọn trọng tài, cần đánh giá thêm chi phí, thủ tục và đặc điểm vụ việc. Với Tòa án, cần xác định thẩm quyền và các yêu cầu tố tụng tương ứng.
Doanh nghiệp nên so sánh ít nhất các yếu tố: điều khoản hợp đồng, giá trị tranh chấp, mức độ phức tạp kỹ thuật, chứng cứ, thời gian, chi phí và khả năng thi hành kết quả.
Có thể yêu cầu giám định chất lượng công trình khi đang tranh chấp không?
Có thể phát sinh nhu cầu kiểm định, giám định hoặc yêu cầu đánh giá chuyên môn khi chất lượng công trình chính là vấn đề đang tranh chấp.
Chẳng hạn, hai bên không thống nhất nguyên nhân nứt kết cấu, khả năng chịu lực, chất lượng vật liệu hoặc mức độ phù hợp với thiết kế.
Kết quả chuyên môn có thể trở thành nguồn tài liệu quan trọng để xác định nguyên nhân, trách nhiệm và phương án khắc phục. Cách thức thực hiện và giá trị sử dụng của kết quả cần được xem xét theo thủ tục giải quyết tranh chấp cụ thể.
Doanh nghiệp ngoài tỉnh có thể giải quyết tranh chấp công trình tại Bắc Ninh không?
Có. Việc doanh nghiệp có trụ sở ngoài Bắc Ninh không làm mất quyền yêu cầu giải quyết tranh chấp phát sinh từ hợp đồng liên quan đến công trình tại Bắc Ninh.
Tuy nhiên, địa điểm công trình không phải là căn cứ duy nhất để xác định cơ quan có thẩm quyền.
Doanh nghiệp cần kiểm tra điều khoản giải quyết tranh chấp, trụ sở của các bên, tính chất và nội dung yêu cầu, thỏa thuận trọng tài nếu có và các quy định về thẩm quyền tương ứng.
Vì vậy, trước khi nộp đơn, cần xác định đúng “đường đi tố tụng” để tránh tình trạng đã chuẩn bị một bộ hồ sơ lớn nhưng lại gửi không đúng cơ quan có thẩm quyền.
