Dịch vụ kế toán công ty vật liệu xây dựng là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát toàn diện hóa đơn, chứng từ, doanh thu, chi phí, công nợ và hàng tồn kho trong quá trình kinh doanh. Đặc thù của ngành vật liệu xây dựng là danh mục hàng hóa đa dạng, giá mua thường xuyên biến động, số lượng giao dịch lớn và có thể phát sinh nhiều phương thức vận chuyển, giao hàng trực tiếp tại công trình.
Kế toán công ty vật liệu xây dựng không khó ở số lượng chứng từ mà khó ở dòng tiền đi qua quá nhiều điểm
Đặc thù của doanh nghiệp vật liệu xây dựng là tiền liên tục chuyển từ tiền mặt, tiền gửi sang hàng tồn kho, công nợ khách hàng và chi phí vận chuyển. Doanh thu lớn chưa chắc đồng nghĩa dòng tiền tốt nếu hàng nằm lâu trong kho hoặc khách thanh toán chậm. Vì vậy, kế toán phải theo dõi đồng thời lợi nhuận, tồn kho và khả năng thu hồi tiền.
Tiền nằm trong hàng tồn kho
Sắt thép, xi măng, gạch, sơn và thiết bị vệ sinh đều có thể chiếm một lượng vốn tồn kho rất lớn. Nếu nhập quá nhiều mặt hàng bán chậm, doanh nghiệp có doanh thu nhưng vẫn thường xuyên thiếu tiền để nhập lô tiếp theo. Kế toán cần theo dõi giá trị tồn kho theo từng nhóm hàng và tốc độ quay vòng thực tế.
Tiền nằm ở công nợ nhà thầu và đại lý
Bán vật liệu cho nhà thầu, đội thi công và đại lý thường phát sinh hình thức thanh toán sau khi giao hàng. Khi nhiều khách cùng mua chịu, một phần lớn vốn của doanh nghiệp sẽ nằm trong các khoản phải thu. Vì vậy, sổ công nợ phải theo dõi được từng khách, từng hóa đơn, hạn thanh toán và số ngày quá hạn.
Tiền bị “ăn” bởi vận chuyển và bốc xếp
Vật liệu xây dựng nặng, cồng kềnh nên chi phí xe, nhiên liệu, bốc xếp và nâng hạ có thể chiếm tỷ trọng đáng kể trong mỗi đơn hàng. Nếu chỉ nhìn chênh lệch giá mua và giá bán, doanh nghiệp dễ đánh giá sai lợi nhuận thực tế. Kế toán nên phân bổ hoặc theo dõi chi phí logistics theo đơn hàng, tuyến giao hoặc nhóm khách khi cần.
Tiền biến động theo giá sắt, xi măng, cát đá
Nhiều nhóm vật liệu có giá mua thay đổi liên tục theo thị trường và chính sách nhà cung cấp. Hai lô thép cùng quy cách nhưng nhập ở hai thời điểm khác nhau có thể có giá vốn chênh lệch đáng kể. Vì vậy, phương pháp tính giá xuất kho và dữ liệu từng lần nhập cần được tổ chức nhất quán để xác định đúng giá vốn.
Tiền thất thoát từ hao hụt và sai lệch số lượng
Chênh lệch cân nặng, hàng vỡ, thất thoát khi bốc xếp hoặc sai đơn vị tính đều có thể khiến tồn kho trên sổ khác với hàng thực tế. Nếu không kiểm kê thường xuyên, phần chênh lệch này có thể tích lũy đến cuối kỳ mới phát hiện. Kế toán cần phối hợp với thủ kho để kiểm soát từ khâu nhập, xuất đến xử lý hao hụt.
Dịch vụ kế toán tốt phải nhìn doanh nghiệp vật liệu theo “dòng hàng” chứ không chỉ theo tài khoản
Mỗi chứng từ kế toán của doanh nghiệp vật liệu đều gắn với một lần hàng hóa dịch chuyển hoặc thay đổi trạng thái. Vì vậy, kế toán không nên chỉ nhận hóa đơn cuối tháng rồi nhập số liệu, mà cần hiểu hàng đi từ đâu, nằm ở kho nào và đã giao cho khách hay chưa. Khi dòng hàng được kiểm soát, doanh thu, giá vốn và tồn kho mới có thể đối chiếu được với nhau.
Hàng nhập từ nhà sản xuất hoặc tổng đại lý
Mỗi lần nhập cần kiểm tra tên hàng, quy cách, số lượng, đơn vị tính, giá mua và các khoản chi phí liên quan. Với vật liệu có nhiều mức chiết khấu hoặc thưởng doanh số, kế toán còn phải xác định đúng bản chất từng khoản giảm giá. Dữ liệu đầu vào chính xác là nền tảng để tính giá vốn và tồn kho sau này.
Hàng đi vào kho
Hóa đơn mua hàng chưa đủ để chứng minh số lượng thực tế đã nhập kho đúng như chứng từ. Doanh nghiệp cần đối chiếu phiếu nhập, biên bản giao nhận, cân hàng hoặc dữ liệu thủ kho tùy loại vật liệu. Kế toán và kho phải sử dụng cùng một hệ thống mã hàng và đơn vị tính để tránh lệch dữ liệu.
Hàng chuyển giữa các kho
Doanh nghiệp có nhiều kho hoặc chi nhánh thường xuyên điều chuyển hàng mà chưa phát sinh bán cho khách. Nếu không có chứng từ điều chuyển rõ ràng, hệ thống có thể báo thiếu hàng ở kho này và thừa ở kho khác. Kế toán cần theo dõi cả tổng tồn toàn doanh nghiệp và tồn thực tế tại từng địa điểm.
Hàng giao cho khách
Thời điểm xuất kho, giao hàng, lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu cần được tổ chức thành một quy trình thống nhất. Đặc biệt với đơn hàng giao nhiều lần, kế toán phải theo dõi được mỗi lần giao thuộc hợp đồng hoặc đơn đặt hàng nào. Điều này giúp tránh tình trạng đã xuất hóa đơn nhưng chưa giao đủ hoặc giao rồi nhưng bỏ sót doanh thu.
Hàng trả lại hoặc đổi quy cách
Khách có thể trả lại gạch sai mẫu, thép sai kích thước hoặc đổi vật liệu do thay đổi yêu cầu công trình. Những nghiệp vụ này ảnh hưởng đồng thời đến doanh thu, công nợ và tồn kho. Kế toán cần có chứng từ trả hàng, nhập lại kho và xử lý hóa đơn phù hợp để số liệu không bị lệch.
Hàng hư hỏng, thiếu hụt và phế liệu
Gạch vỡ, thép đầu thừa, bao xi măng hỏng hoặc vật liệu xuống cấp không thể tiếp tục theo dõi như hàng nguyên vẹn. Doanh nghiệp cần kiểm kê, xác định nguyên nhân và có hồ sơ xử lý từng trường hợp. Nếu phế liệu được bán lại thì khoản thu này cũng phải được ghi nhận và theo dõi riêng.
Mỗi nhóm vật liệu cần một cách theo dõi kế toán khác nhau
Không thể xây một quy trình kho duy nhất rồi áp dụng máy móc cho mọi loại vật liệu xây dựng. Sắt thép có đặc thù trọng lượng, gạch dễ vỡ, sơn có nhiều mã màu còn thiết bị vệ sinh có nhiều mức chiết khấu. Kế toán cần tổ chức danh mục và chứng từ dựa trên đặc tính thực tế của từng nhóm hàng.
Sắt thép cần theo trọng lượng, quy cách và đơn giá biến động
Sắt thép có thể được quản lý đồng thời theo kilogram, tấn, cây, bó, kích thước và chủng loại. Nếu chỉ theo tên chung như “thép hộp” hoặc “thép cây”, kế toán rất khó kiểm soát tồn kho chính xác. Danh mục nên tách rõ quy cách để đối chiếu được số lượng thực tế với giá vốn của từng lô.
Xi măng cần kiểm soát theo bao, tấn và lô hàng
Xi măng thường được nhập và bán theo bao hoặc tấn nên cần thiết lập quy đổi đơn vị thống nhất ngay từ đầu. Ngoài số lượng, doanh nghiệp còn phải chú ý tình trạng bao bì, thời gian lưu kho và từng lô nhập. Việc theo dõi tốt giúp hạn chế nhầm số lượng và kiểm soát hàng tồn lâu.
Cát đá cần chú ý khối lượng thực tế và hao hụt
Cát, đá thường được giao theo mét khối, tấn hoặc chuyến xe nên số lượng thực tế có thể phụ thuộc phương pháp đo và cân hàng. Hao hụt trong vận chuyển, bốc dỡ hoặc lưu bãi cũng dễ phát sinh hơn hàng đóng gói. Kế toán cần có căn cứ giao nhận rõ ràng và cơ chế xử lý chênh lệch thực tế.
Gạch và vật liệu ốp lát dễ phát sinh hàng vỡ, hàng lỗi
Gạch có thể hư hỏng trong quá trình vận chuyển, bốc xếp hoặc lưu kho, đồng thời cùng một mẫu còn có nhiều kích thước và lô màu khác nhau. Nếu chỉ quản lý theo tên sản phẩm, khả năng giao nhầm mẫu hoặc sai lô khá cao. Kế toán kho nên phối hợp với bộ phận bán hàng để quản lý chi tiết mã sản phẩm và hàng lỗi.
Sơn và vật liệu hoàn thiện có nhiều mã hàng và hạn sử dụng
Một thương hiệu sơn có thể có rất nhiều dòng sản phẩm, dung tích, màu và công dụng khác nhau. Một số vật liệu hoàn thiện còn có thời hạn sử dụng nên hàng tồn lâu có nguy cơ phải giảm giá hoặc xử lý. Vì vậy, dữ liệu kho nên đủ chi tiết để nhận diện cả sản phẩm, quy cách và lô hàng khi cần.
Thiết bị vệ sinh thường phát sinh nhiều mức chiết khấu
Bồn cầu, lavabo, sen vòi và phụ kiện có thể được áp dụng chiết khấu khác nhau theo hãng, đại lý, chương trình bán hàng hoặc từng dự án. Nếu kế toán chỉ ghi nhận theo giá niêm yết sẽ khó xác định đúng doanh thu và lợi nhuận thực tế. Cần theo dõi rõ giá bán, giảm giá, chiết khấu thương mại và các khoản hỗ trợ từ nhà cung cấp.
Giá vốn là “điểm mù” lớn nhất của nhiều công ty vật liệu xây dựng
Nhiều doanh nghiệp nhìn giá mua trên hóa đơn rồi coi đó là giá vốn, trong khi vật liệu xây dựng thường phát sinh thêm vận chuyển, bốc xếp, hao hụt và nhiều khoản phân bổ khác. Nếu kế toán không tập hợp đầy đủ, báo cáo lợi nhuận có thể đẹp trên sổ nhưng không phản ánh đúng hiệu quả kinh doanh thực tế.
Giá mua chưa phải là toàn bộ giá vốn
Giá mua chỉ là điểm xuất phát để xác định giá trị hàng nhập kho. Với sắt thép, xi măng, gạch, cát đá hoặc vật liệu hoàn thiện, kế toán còn phải xem xét các chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa hàng về địa điểm và trạng thái sẵn sàng để bán.
Cước vận chuyển đầu vào
Cước từ nhà máy, cảng hoặc kho nhà cung cấp về kho doanh nghiệp có thể chiếm tỷ trọng đáng kể, đặc biệt với hàng nặng và cồng kềnh. Nếu bỏ toàn bộ chi phí này vào chi phí bán hàng thay vì phân tích đúng bản chất, lợi nhuận theo từng nhóm sản phẩm sẽ dễ bị sai lệch.
Chi phí bốc xếp
Chi phí cẩu thép, nâng pallet gạch, bốc xi măng hoặc xúc cát đá cần được theo dõi theo từng lô khi có thể. Với doanh nghiệp nhập hàng liên tục, nên xây tiêu thức phân bổ ổn định để tránh tháng này giá vốn thấp bất thường, tháng sau lại tăng mạnh.
Hao hụt trong quá trình vận chuyển
Cát đá có thể hao hụt theo khối lượng, gạch có thể vỡ, thép có thể phát sinh chênh lệch cân và vật liệu hoàn thiện có thể bị móp hoặc hư bao bì. Kế toán cần phối hợp với kho để xác định hao hụt bình thường, hao hụt bất thường và trách nhiệm liên quan thay vì chỉ điều chỉnh tồn kho cuối kỳ.
Chiết khấu từ nhà cung cấp
Chiết khấu thương mại, thưởng doanh số hoặc hỗ trợ theo sản lượng có thể làm giảm chi phí mua thực tế. Nếu kế toán ghi nhận không đúng thời điểm hoặc không phân bổ về đúng nhóm hàng, biên lợi nhuận của từng sản phẩm sẽ bị méo.
Chi phí phân bổ theo từng lô hàng
Một chuyến xe có thể chở nhiều quy cách thép hoặc nhiều loại gạch cùng lúc. Kế toán nên xác định tiêu thức phân bổ hợp lý như trọng lượng, thể tích, giá trị hàng hoặc số pallet để đưa chi phí vào từng lô hàng thay vì chia đều một cách cơ học.
Một đơn hàng có doanh thu cao chưa chắc đã có lợi nhuận
Doanh thu lớn chỉ cho biết quy mô giao dịch, không cho biết doanh nghiệp thực sự kiếm được bao nhiêu. Với vật liệu xây dựng, lợi nhuận phải được tính sau khi trừ giá vốn, giao hàng, chiết khấu, công nợ và các chi phí phục vụ riêng cho đơn hàng.
Đơn bán xa phát sinh chi phí giao hàng lớn
Một đơn thép hoặc gạch có giá trị cao nhưng giao đến công trình xa có thể phải thuê xe lớn, phát sinh phí cầu đường, bốc xếp và thời gian chờ. Nếu báo giá không tính đủ phần logistics, doanh nghiệp có thể bán càng nhiều nhưng lợi nhuận càng mỏng.
Đơn hàng nhiều chiết khấu có thể giảm mạnh biên lợi nhuận
Nhà thầu hoặc đại lý thường yêu cầu chiết khấu lớn để đổi lấy sản lượng. Kế toán nên theo dõi lợi nhuận sau chiết khấu theo từng nhóm khách thay vì chỉ nhìn doanh số, vì một khách mua nhiều chưa chắc là khách mang lại lợi nhuận tốt nhất.
Khách mua chịu làm tăng chi phí vốn
Khoản phải thu kéo dài khiến vốn của doanh nghiệp bị giữ lại trong công nợ. Nếu đồng thời phải tiếp tục nhập hàng và thanh toán cho nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể phải dùng vốn vay hoặc vốn lưu động bổ sung, làm giảm lợi nhuận thực tế của đơn hàng.
Hàng giao nhiều lần làm đội chi phí vận hành
Một hợp đồng lớn nhưng chia thành nhiều chuyến giao nhỏ sẽ phát sinh thêm chi phí điều xe, nhân công, chứng từ và quản lý. Vì vậy, kế toán quản trị nên theo dõi cả số lần giao hàng chứ không chỉ tổng doanh thu hợp đồng.
Biến động giá đầu vào có thể làm mất lợi nhuận dự kiến
Với thép, xi măng hoặc một số vật liệu có giá biến động nhanh, khoảng thời gian giữa báo giá và nhập hàng có thể làm thay đổi hoàn toàn biên lợi nhuận. Doanh nghiệp cần có cơ chế cập nhật giá và thời hạn hiệu lực báo giá để tránh ký hợp đồng ở mức giá không còn phù hợp.
Dịch vụ kế toán cần bóc tách lợi nhuận theo từng nhóm sản phẩm
Một báo cáo chỉ có “doanh thu vật liệu xây dựng” và “giá vốn vật liệu xây dựng” là chưa đủ cho quản trị. Doanh nghiệp nên biết nhóm nào đang tạo tiền, nhóm nào chỉ kéo doanh số và nhóm nào cần điều chỉnh giá hoặc chính sách bán hàng.
Lợi nhuận nhóm sắt thép
Sắt thép thường có doanh số lớn nhưng biên lợi nhuận có thể mỏng và nhạy cảm với biến động giá. Kế toán nên theo dõi riêng giá mua, chênh lệch cân, cước xe và công nợ của nhóm này để đánh giá đúng hiệu quả.
Lợi nhuận nhóm xi măng
Xi măng có giá bán tương đối cạnh tranh và chi phí vận chuyển cao so với biên lợi nhuận. Việc theo dõi lợi nhuận theo thương hiệu, tuyến giao và nhóm khách sẽ giúp doanh nghiệp biết đơn nào thực sự có lãi.
Lợi nhuận nhóm cát đá
Cát đá cần theo dõi cả đơn vị tính, khối lượng thực giao, hao hụt và chi phí xe. Nếu không kiểm soát chặt số liệu cân hoặc thể tích, lợi nhuận trên sổ có thể khác đáng kể so với lợi nhuận thực tế.
Lợi nhuận nhóm gạch
Gạch có nhiều mã hàng, kích thước và phân khúc giá khác nhau. Kế toán nên tách nhóm gạch xây, gạch ốp lát và hàng trang trí để nhận diện sản phẩm bán nhanh, hàng tồn lâu và tỷ lệ vỡ hỏng.
Lợi nhuận nhóm vật liệu hoàn thiện
Sơn, thiết bị vệ sinh, nhôm kính hoặc vật liệu trang trí có thể có biên lợi nhuận cao hơn hàng thô nhưng chi phí showroom và tồn mẫu cũng lớn hơn. Vì vậy, lợi nhuận nên được phân tích cùng chi phí bán hàng của từng nhóm.
Lợi nhuận nhóm dịch vụ giao hàng và gia công
Nếu doanh nghiệp thu riêng phí cắt thép, vận chuyển, bốc xếp hoặc gia công, nên theo dõi doanh thu và chi phí của phần dịch vụ này độc lập. Điều đó giúp biết hoạt động phụ đang tạo lợi nhuận hay chỉ đang bù chi phí cho việc bán hàng.
Tồn kho vật liệu xây dựng không chỉ là con số trên phần mềm
Tồn kho ngành vật liệu thường nằm ở nhiều trạng thái khác nhau: trong kho, trên xe, tại công trình hoặc chờ giao cho khách. Nếu kế toán chỉ đối chiếu số dư phần mềm mà không phân loại vị trí và tình trạng hàng thì rất khó phát hiện chênh lệch.
Tồn kho thực tế tại kho chính
Kho chính cần được kiểm kê theo từng mã hàng, quy cách và đơn vị tính. Với thép, gạch hoặc vật liệu hoàn thiện, nên đối chiếu thêm vị trí thực tế để tránh trường hợp phần mềm còn hàng nhưng nhân viên kho không xác định được hàng đang nằm ở đâu.
Hàng đang đi đường
Hàng đã mua nhưng chưa về kho cần được theo dõi riêng để không ghi nhầm thành hàng đã sẵn sàng bán. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp nhập số lượng lớn hoặc vận chuyển từ tỉnh khác trong nhiều ngày.
Hàng gửi tại công trình
Một số doanh nghiệp giao vật liệu đến công trình nhưng quyền sở hữu hoặc thời điểm ghi nhận doanh thu chưa chuyển ngay. Kế toán cần căn cứ hợp đồng và chứng từ giao nhận để xác định đây là hàng đã bán hay vẫn còn thuộc tồn kho doanh nghiệp.
Hàng giữ hộ hoặc chờ giao
Hàng đã được khách đặt cọc nhưng chưa giao cần được đánh dấu riêng để tránh bán trùng cho khách khác. Ngược lại, hàng của đối tác gửi nhờ kho không nên được ghi nhận vào tồn kho thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
Hàng chậm luân chuyển
Gạch lỗi mốt, màu sơn ít bán, thép quy cách đặc biệt hoặc thiết bị vệ sinh mẫu cũ có thể nằm kho nhiều tháng. Báo cáo tồn kho nên có chỉ tiêu tuổi hàng để doanh nghiệp chủ động giảm giá hoặc giải phóng vốn.
Hàng hư hỏng, cong vênh hoặc giảm chất lượng
Gạch vỡ, thép gỉ, tấm vật liệu cong hoặc bao xi măng hỏng không thể tiếp tục được coi như hàng tồn kho có giá trị đầy đủ. Kế toán cần phối hợp kho lập biên bản, xác định nguyên nhân và xử lý giá trị hàng hóa theo đúng tình trạng thực tế để báo cáo không bị “phình” tài sản.
Kế toán kho phải theo được cả số lượng, quy cách và giá trị
Kế toán kho vật liệu xây dựng không thể chỉ theo dõi tổng số lượng nhập – xuất – tồn. Mỗi nhóm hàng có đơn vị tính, quy cách và đặc điểm quản lý khác nhau, vì vậy dữ liệu kho phải đủ chi tiết để vừa phục vụ kế toán, vừa giúp bộ phận bán hàng biết chính xác còn loại hàng nào để báo giá và giao cho khách.
Thép cây, thép cuộn và thép hình
Thép cần được quản lý theo chủng loại, kích thước, chiều dài, trọng lượng và đơn vị tính thực tế như cây, bó, kilogram hoặc tấn. Với thép hình U, I, H, V, doanh nghiệp càng cần tách từng quy cách để tránh tình trạng tổng tồn kho còn nhiều nhưng loại khách cần lại đã hết.
Gạch theo mẫu, kích thước và lô màu
Gạch nên được theo dõi theo mã sản phẩm, kích thước, số thùng, số mét vuông và lô sản xuất. Việc quản lý lô đặc biệt quan trọng vì cùng một mã gạch nhưng khác lô có thể có chênh lệch sắc độ, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng giao bổ sung cho cùng một công trình.
Sơn theo mã màu và dung tích
Sơn cần phân biệt theo thương hiệu, dòng sản phẩm, dung tích và trạng thái đã pha màu hay chưa. Nếu chỉ theo dõi tên chung như “sơn nội thất” hoặc “sơn ngoại thất”, kế toán rất khó đối chiếu chính xác giữa hàng thực tế, đơn bán và số liệu tồn kho trên phần mềm.
Xi măng theo chủng loại
Xi măng cần được chia theo thương hiệu, dòng sản phẩm, bao hay rời và mục đích sử dụng nếu doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại. Kế toán nên theo dõi cả số lượng tồn và thời gian lưu kho để hạn chế hàng nằm lâu, ảnh hưởng đến chất lượng hoặc khả năng tiêu thụ.
Cát đá theo khối lượng
Cát, đá thường được mua bán theo mét khối, tấn hoặc chuyến xe nên việc kiểm soát phải gắn với phương pháp đo, cân và chứng từ giao nhận thực tế. Nếu doanh nghiệp có nhiều bãi tập kết, số liệu còn cần được theo dõi riêng theo từng địa điểm để hạn chế chênh lệch.
Phụ kiện nhỏ theo mã hàng
Bulông, vít, bản lề, khóa, keo và các phụ kiện nhỏ có giá trị từng món không lớn nhưng số lượng mã rất nhiều. Nếu không mã hóa rõ ngay từ đầu, doanh nghiệp dễ thất thoát hoặc khó phát hiện chênh lệch khi kiểm kê dù tổng giá trị phụ kiện có thể khá đáng kể.
Công nợ khách hàng là khu vực cần được kiểm soát mạnh hơn doanh thu
Doanh nghiệp vật liệu xây dựng có thể đạt doanh số cao nhưng vẫn thiếu tiền nếu phần lớn hàng được bán chịu. Vì vậy, kế toán không nên chỉ báo cáo doanh thu mà phải theo dõi tiền thực thu, thời hạn thanh toán và khả năng thu hồi của từng khoản công nợ.
Công nợ nhà thầu
Nhà thầu thường mua hàng liên tục và thanh toán theo tiến độ công trình, vì vậy dư nợ có thể tăng rất nhanh. Kế toán cần theo dõi riêng từng hợp đồng, công trình và lần giao hàng để biết khoản nào đã đủ điều kiện thu và khoản nào còn đang chờ nghiệm thu hoặc thanh toán.
Công nợ đại lý
Đại lý thường được cấp hạn mức mua chịu dựa trên lịch sử giao dịch và khả năng thanh toán. Doanh nghiệp nên theo dõi đồng thời doanh số, số dư nợ và thời gian trả tiền để tránh việc một đại lý mua nhiều nhưng ngày càng chiếm dụng vốn lớn.
Công nợ khách hàng dự án
Khách hàng dự án thường có giá trị hợp đồng lớn và điều khoản thanh toán phức tạp hơn khách lẻ. Kế toán cần bám sát tiến độ giao hàng, hồ sơ nghiệm thu, hóa đơn và lịch thanh toán để hạn chế tình trạng hàng đã giao nhưng hồ sơ thu tiền chưa hoàn chỉnh.
Công nợ quá hạn
Khoản nợ quá hạn cần được tách khỏi công nợ chưa đến hạn để bộ phận kinh doanh nhìn thấy mức độ rủi ro ngay lập tức. Doanh nghiệp nên có cơ chế cảnh báo và hạn chế tiếp tục giao hàng khi khách đã vượt quá số ngày nợ cho phép.
Hạn mức tín dụng theo từng khách hàng
Không nên áp dụng cùng một mức bán chịu cho mọi khách hàng. Hạn mức nên dựa trên lịch sử thanh toán, doanh số, quy mô khách hàng, giá trị hợp đồng và mức độ rủi ro để doanh nghiệp vừa hỗ trợ bán hàng vừa bảo vệ dòng tiền.
Đối chiếu công nợ định kỳ
Đối chiếu giúp xác nhận số tiền hai bên đang ghi nhận có thống nhất hay không trước khi khoản nợ kéo dài quá lâu. Với khách hàng lớn, doanh nghiệp nên thực hiện theo chu kỳ tháng hoặc theo từng giai đoạn hợp đồng thay vì chờ đến cuối năm mới kiểm tra.
Một báo cáo công nợ tốt phải trả lời được “khách nào đang giữ tiền của công ty?”
Báo cáo công nợ không nên chỉ đưa ra một con số tổng phải thu. Người quản lý cần nhìn thấy tiền đang nằm ở khách hàng nào, đã nằm bao lâu, khoản nào sắp đến hạn và khoản nào có nguy cơ khó thu để quyết định có tiếp tục bán chịu hay không.
Tổng dư nợ theo từng khách hàng
Mỗi khách hàng cần có một số dư công nợ riêng, đi kèm doanh số và các khoản thanh toán đã nhận. Chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định những khách đang chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn phải thu.
Tuổi nợ
Tuổi nợ cho biết một khoản phải thu đã tồn tại bao nhiêu ngày kể từ thời điểm phát sinh hoặc đến hạn. Việc chia nhóm như dưới 30 ngày, 31–60 ngày, 61–90 ngày và trên 90 ngày giúp nhà quản lý nhìn thấy tốc độ xuống cấp của chất lượng công nợ.
Nợ đến hạn và quá hạn
Hai khoản này cần được thể hiện riêng vì mức độ xử lý khác nhau. Nợ sắp đến hạn cần được nhắc khách chuẩn bị thanh toán, còn nợ quá hạn cần có biện pháp thu hồi và xem xét hạn chế cấp thêm hàng.
Khách mua nhiều nhưng trả chậm
Doanh số lớn chưa chắc là khách hàng tốt nếu thời gian thu tiền quá dài. Kế toán nên kết hợp doanh số với số ngày thu tiền bình quân để nhận diện những khách giúp tăng doanh thu nhưng đồng thời làm doanh nghiệp thiếu vốn lưu động.
Khách có doanh số thấp nhưng rủi ro cao
Một khách mua không nhiều nhưng thường xuyên thanh toán trễ vẫn có thể tạo chi phí quản lý và rủi ro mất nợ không tương xứng với lợi nhuận. Đây là nhóm nên được xem xét giảm hạn mức hoặc chuyển sang thanh toán trước khi giao hàng.
Kế toán phải kiểm soát song song công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp
Dòng tiền của doanh nghiệp vật liệu xây dựng phụ thuộc vào khoảng cách giữa thời điểm thu tiền khách hàng và thời điểm phải trả cho nhà cung cấp. Nếu kế toán chỉ theo dõi phải thu mà không quản trị phải trả, doanh nghiệp vẫn có thể rơi vào thiếu tiền dù hoạt động bán hàng đang có lợi nhuận.
Lịch thanh toán nhà cung cấp
Mỗi nhà cung cấp có thể áp dụng thời hạn 7 ngày, 15 ngày, 30 ngày hoặc yêu cầu thanh toán theo từng lô. Kế toán nên lập lịch đến hạn để chủ động dòng tiền, tránh vừa mất uy tín vừa bị cắt chính sách công nợ vì thanh toán trễ.
Điều kiện chiết khấu thanh toán
Một số nhà cung cấp có thể giảm giá nếu doanh nghiệp thanh toán sớm. Trước khi sử dụng tiền để nhận chiết khấu, kế toán cần so sánh lợi ích đó với nhu cầu vốn cho nhập hàng, trả lương và các nghĩa vụ khác để tránh thiếu tiền mặt.
Hạn mức nợ được cấp
Hạn mức công nợ từ nhà cung cấp thực chất là một nguồn vốn lưu động quan trọng. Doanh nghiệp cần biết còn bao nhiêu hạn mức để nhập hàng, thời điểm nào phải trả và nhà cung cấp nào có khả năng hỗ trợ tốt khi cần tăng tồn kho đột xuất.
Đối chiếu công nợ
Số dư phải trả cần được đối chiếu thường xuyên với hóa đơn, phiếu nhập, hàng trả lại, chiết khấu và số tiền đã thanh toán. Sai lệch nhỏ nếu kéo dài qua nhiều kỳ có thể khiến doanh nghiệp khó xác định chính xác mình còn nợ nhà cung cấp bao nhiêu.
Tránh trả nhà cung cấp trước khi thu được tiền từ khách
Trong khả năng điều khoản hợp đồng cho phép, doanh nghiệp nên thiết kế chu kỳ thu – trả sao cho tiền từ khách về trước hoặc gần thời điểm phải thanh toán nguồn hàng. Nếu khách được nợ 60 ngày nhưng nhà cung cấp yêu cầu trả sau 15 ngày, phần chênh 45 ngày sẽ trở thành áp lực vốn mà doanh nghiệp phải tự tài trợ.
Hóa đơn vật liệu xây dựng cần khớp với hàng thực tế hơn nhiều ngành khác
Vật liệu xây dựng có số lượng mã hàng lớn, nhiều quy cách và đơn vị tính khác nhau nên hóa đơn rất dễ lệch với phiếu xuất kho hoặc hàng giao thực tế. Nếu dữ liệu không thống nhất từ khâu bán hàng đến kế toán, doanh nghiệp sẽ khó đối chiếu tồn kho, doanh thu và giá vốn.
Tên hàng phải phản ánh đúng chủng loại
Không nên ghi tên hàng quá chung như “sắt thép”, “gạch” hoặc “vật liệu xây dựng” nếu giao dịch thực tế có nhiều chủng loại khác nhau. Tên hàng nên đủ để nhận diện sản phẩm và đối chiếu được với mã hàng trong hệ thống quản lý.
Đơn vị tính phải thống nhất
Một loại vật liệu có thể được mua bán theo kilogram, tấn, cây, bó, viên, thùng hoặc mét vuông. Doanh nghiệp nên xây nguyên tắc quy đổi thống nhất để hóa đơn, phiếu xuất kho và dữ liệu tồn kho không bị lệch nhau.
Quy cách cần được quản lý nhất quán
Thép khác phi, gạch khác kích thước hoặc kính khác độ dày có thể là những mã hàng hoàn toàn khác nhau. Quy cách nên được chuẩn hóa từ danh mục hàng hóa để nhân viên bán hàng và kế toán cùng sử dụng một cách ghi.
Chiết khấu thương mại phải được xử lý đúng
Doanh nghiệp vật liệu thường có chiết khấu theo sản lượng, công trình hoặc nhóm khách hàng. Khoản chiết khấu cần được phản ánh nhất quán với chính sách bán hàng, hợp đồng và chứng từ để không làm sai doanh thu thực tế.
Hàng trả lại cần có hồ sơ đi kèm
Gạch vỡ, thép sai quy cách hoặc vật liệu giao nhầm có thể bị khách trả lại. Khi đó cần có dữ liệu đối chiếu giữa hàng thực nhận lại, chứng từ bán trước đó và cách điều chỉnh doanh thu, tồn kho tương ứng.
Phí vận chuyển và gia công cần tách đúng bản chất
Một đơn hàng có thể đồng thời bao gồm tiền vật liệu, phí giao hàng, phí cắt thép hoặc phí gia công. Kế toán nên tách rõ từng khoản để phản ánh đúng bản chất doanh thu và giúp doanh nghiệp biết dịch vụ nào đang tạo thêm lợi nhuận.
Kế toán doanh thu phải phân biệt từng kiểu bán hàng
Doanh thu vật liệu xây dựng không phải lúc nào cũng phát sinh theo một giao dịch đơn giản “xuất hàng – thu tiền”. Nhiều hợp đồng được giao nhiều đợt, có công nợ, có vận chuyển hoặc đi qua đại lý. Vì vậy, kế toán phải nhận diện đúng từng kiểu bán để theo dõi chính xác.
Bán tại kho
Khách đến kho nhận hàng thường tạo quy trình bán tương đối ngắn. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần liên kết phiếu xuất, hóa đơn, tiền thu và số lượng giao thực tế để tránh tình trạng hàng đã ra khỏi kho nhưng chưa được ghi nhận đầy đủ.
Giao hàng tận công trình
Với đơn giao tận nơi, thời điểm xuất kho và thời điểm khách nhận hàng có thể khác nhau. Kế toán cần theo dõi cả chứng từ vận chuyển và xác nhận giao nhận để biết đơn hàng đã hoàn tất đến đâu.
Bán theo hợp đồng dài hạn
Hợp đồng cung cấp vật liệu cho dự án có thể kéo dài nhiều tháng. Doanh nghiệp nên theo dõi riêng từng hợp đồng, giá trị đã giao, phần còn phải giao, số đã thu và công nợ còn lại.
Bán qua đại lý
Khi hàng được phân phối qua đại lý, cần xác định rõ mô hình mua đứt bán đoạn hay đại lý hưởng hoa hồng. Hai cách tổ chức này có bản chất doanh thu khác nhau và cần được hạch toán, theo dõi khác nhau.
Bán theo từng đợt giao
Một đơn hàng lớn có thể giao nhiều chuyến theo tiến độ công trình. Kế toán nên quản lý theo từng lần giao để tránh xuất thừa, xuất thiếu hoặc ghi nhận trùng doanh thu.
Bán có kèm vận chuyển hoặc gia công
Nếu doanh nghiệp vừa bán vật liệu vừa cắt, uốn, pha trộn hoặc vận chuyển, mỗi phần cần được nhận diện riêng. Việc tách này giúp tính đúng doanh thu dịch vụ và đánh giá chính xác biên lợi nhuận của từng đơn.
Công ty vật liệu có xe giao hàng cần tách riêng bài toán kế toán vận tải
Đội xe nội bộ có thể giúp doanh nghiệp chủ động giao hàng nhưng cũng tạo ra một nhóm chi phí lớn. Nếu toàn bộ chi phí xe chỉ được đưa chung vào chi phí doanh nghiệp, rất khó biết hoạt động giao hàng đang hiệu quả hay đang âm thầm làm giảm lợi nhuận.
Nhiên liệu
Chi phí nhiên liệu nên được theo dõi theo từng xe, từng giai đoạn hoặc từng tuyến giao. Mức tiêu hao bất thường có thể phản ánh đường đi không tối ưu, xe xuống cấp hoặc quy trình kiểm soát chưa tốt.
Lương lái xe
Lương, phụ cấp và các khoản liên quan đến lái xe cần được tách khỏi chi phí nhân viên bán hàng hoặc kho. Khi có nhiều xe, doanh nghiệp càng cần theo dõi chi phí nhân sự vận tải như một bộ phận riêng.
Khấu hao xe
Xe tải, xe ben hoặc phương tiện chuyên chở có giá trị lớn và sử dụng trong nhiều năm. Chi phí khấu hao cần được đưa vào bài toán giá giao hàng để doanh nghiệp không chỉ nhìn nhiên liệu rồi cho rằng mỗi chuyến xe đang có lãi.
Phí đường bộ và sửa chữa
Phí cầu đường, đăng kiểm, bảo dưỡng, lốp xe và sửa chữa có thể chiếm tỷ trọng đáng kể. Những khoản này nên được tập hợp định kỳ để xác định đúng tổng chi phí vận hành đội xe.
Phân bổ chi phí theo chuyến
Doanh nghiệp có thể phân bổ chi phí theo số kilomet, tải trọng, thời gian hoặc số chuyến tùy mô hình. Mục tiêu là xác định được chi phí tương đối của từng tuyến và từng nhóm khách hàng.
Xác định đơn hàng nào đang gánh chi phí giao hàng quá cao
Một đơn hàng có doanh thu tốt nhưng giao xa, phải trung chuyển hoặc giao nhiều lần có thể mang lại lợi nhuận rất thấp. Khi phân bổ được chi phí vận tải theo đơn, doanh nghiệp sẽ biết nên tăng phí giao, điều chỉnh giá bán hay thay đổi cách tổ chức tuyến.
Công ty có xưởng cắt, uốn hoặc gia công phải tách thêm một lớp chi phí
Khi doanh nghiệp vật liệu xây dựng có thêm xưởng cắt, uốn, hàn hoặc gia công theo yêu cầu, kế toán không thể chỉ theo dõi theo mô hình mua vào – bán ra thông thường. Mỗi công đoạn gia công làm phát sinh thêm chi phí và cần được tập hợp riêng để xác định đúng giá vốn, hiệu quả của xưởng và lợi nhuận thực tế của từng đơn hàng.
Tiền công gia công
Tiền công gia công có thể phát sinh khi doanh nghiệp thuê đơn vị bên ngoài hoặc tự thực hiện tại xưởng. Kế toán cần xác định rõ khoản nào thuộc trực tiếp từng đơn hàng, khoản nào phải phân bổ để tránh đưa toàn bộ chi phí vào một kỳ hoặc một nhóm sản phẩm không phù hợp.
Điện và máy móc
Máy cắt, máy uốn, máy hàn và các thiết bị gia công thường tiêu thụ điện lớn và phát sinh khấu hao, sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ. Nếu doanh nghiệp không tập hợp riêng các khoản này, giá vốn sản phẩm sau gia công rất dễ thấp hơn chi phí thực tế.
Hao hụt vật liệu
Cắt thép, nhôm, kính hoặc các loại vật liệu theo quy cách thường tạo ra phần hao hụt nhất định. Kế toán cần theo dõi định mức, số lượng thực tế và nguyên nhân chênh lệch để phân biệt hao hụt hợp lý với thất thoát cần xử lý riêng.
Phế liệu thu hồi
Phần thép vụn, nhôm thừa hoặc vật liệu còn khả năng bán lại không nên bị bỏ khỏi sổ theo dõi. Phế liệu thu hồi cần được quản lý về số lượng, giá trị và việc bán ra để tránh tình trạng chi phí được ghi nhận đầy đủ nhưng khoản thu từ phế liệu lại không được phản ánh.
Chi phí nhân công trực tiếp
Nhân công đứng máy, cắt, uốn, hàn hoặc hoàn thiện sản phẩm là một bộ phận quan trọng của chi phí gia công. Doanh nghiệp nên phân biệt nhân công trực tiếp với nhân viên kho, bán hàng và quản lý để tính được chi phí thực sự của từng hoạt động.
Doanh thu dịch vụ và doanh thu bán hàng
Một đơn hàng có thể vừa gồm tiền vật liệu vừa gồm tiền cắt, uốn hoặc gia công. Kế toán cần nhận diện đúng bản chất từng khoản doanh thu để theo dõi hiệu quả bán hàng và hiệu quả dịch vụ, đồng thời bảo đảm nội dung hóa đơn phù hợp với giao dịch thực tế.
Dịch vụ kế toán thuế không nên chỉ xuất hiện vào cuối quý
Với công ty vật liệu xây dựng, sai sót thường hình thành ngay từ lúc nhập hàng, xuất kho, giao hàng hoặc nhận hóa đơn chứ không phải đến ngày lập tờ khai mới phát sinh. Vì vậy, dịch vụ kế toán hiệu quả cần kiểm tra dữ liệu xuyên suốt trong tháng thay vì chỉ tập trung xử lý vào cuối kỳ kê khai.
Kiểm tra đầu vào ngay khi nhận hóa đơn
Hóa đơn mua vật liệu cần được kiểm tra tên hàng, số lượng, đơn vị tính, quy cách, giá trị và thông tin nhà cung cấp ngay khi tiếp nhận. Việc kiểm tra sớm giúp doanh nghiệp xử lý hóa đơn sai trước khi dữ liệu đã đi sâu vào kho, công nợ và kê khai thuế.
Kiểm tra đầu ra trước khi kê khai
Hóa đơn đầu ra cần được đối chiếu với đơn hàng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận và số tiền thực tế. Những chênh lệch về số lượng, đơn giá hoặc thời điểm lập hóa đơn nên được phát hiện trước khi lập tờ khai để hạn chế phải điều chỉnh về sau.
Theo dõi hóa đơn sai sót
Hóa đơn bị sai tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thông tin giao dịch cần được lập danh sách theo dõi riêng. Kế toán không nên chỉ xử lý từng trường hợp rời rạc mà cần kiểm tra xem sai sót đã ảnh hưởng đến kho, công nợ, doanh thu và thuế như thế nào.
Rà soát chi phí có đủ chứng từ
Chi phí vận chuyển, bốc xếp, thuê kho, sửa xe, gia công và thuê nhân công có thể phát sinh thường xuyên nhưng hồ sơ không phải lúc nào cũng đầy đủ. Kiểm tra định kỳ giúp doanh nghiệp bổ sung chứng từ kịp thời thay vì chờ đến cuối năm mới phát hiện nhiều khoản chi thiếu căn cứ.
Kiểm tra tính hợp lý của tồn kho
Số dư tồn kho lớn hoặc âm kho kéo dài đều có thể là dấu hiệu dữ liệu đang có vấn đề. Kế toán cần thường xuyên đối chiếu số liệu sổ sách với nhập – xuất thực tế để phát hiện hàng chưa xuất hóa đơn, nhập thiếu chứng từ hoặc sai mã hàng.
Chuẩn bị dữ liệu trước kỳ kê khai
Trước mỗi kỳ kê khai, dữ liệu hóa đơn, doanh thu, chi phí, công nợ và kho nên được khóa và kiểm tra theo một quy trình thống nhất. Cách làm này giúp giảm áp lực cuối kỳ và hạn chế tình trạng kê khai trước rồi mới quay lại sửa sổ kế toán.
Thuế giá trị gia tăng cần được kiểm soát theo từng luồng mua bán
Doanh nghiệp vật liệu xây dựng thường phát sinh nhiều loại hóa đơn liên quan cùng một đơn hàng như hóa đơn vật liệu, vận chuyển, thuê kho hoặc gia công. Kiểm soát thuế GTGT theo từng luồng giao dịch giúp kế toán đối chiếu được đầu vào – đầu ra và phát hiện nhanh các khoản không khớp với hoạt động thực tế.
Hóa đơn mua vật liệu
Hóa đơn mua vật liệu là căn cứ quan trọng để ghi nhận hàng nhập và thuế GTGT đầu vào. Nội dung hóa đơn cần khớp với hợp đồng, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán và thực tế hàng nhận về, đặc biệt với các mặt hàng có nhiều quy cách.
Hóa đơn vận chuyển
Chi phí vận chuyển có thể do nhà cung cấp tính chung hoặc doanh nghiệp thuê đơn vị vận tải riêng. Kế toán cần xác định khoản vận chuyển thuộc giá mua hàng, chi phí bán hàng hay một dịch vụ độc lập để ghi nhận và phân bổ phù hợp.
Hóa đơn thuê kho
Doanh nghiệp thuê kho ngoài cần lưu đầy đủ hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán liên quan. Nếu một kho chứa nhiều nhóm hàng hoặc phục vụ nhiều bộ phận, chi phí thuê kho cũng nên được phân bổ theo tiêu chí hợp lý để phục vụ tính toán hiệu quả kinh doanh.
Hóa đơn dịch vụ gia công
Khi thuê bên ngoài cắt, uốn, mạ, sơn hoặc gia công vật liệu, hóa đơn dịch vụ phải được gắn với lô hàng hoặc đơn hàng tương ứng. Nếu không liên kết được chi phí gia công với hàng hóa, giá vốn có thể bị thiếu hoặc phân bổ sai giữa các kỳ.
Hàng bán trả lại và điều chỉnh hóa đơn
Hàng trả lại thường kéo theo nhiều bước xử lý từ kho, công nợ đến hóa đơn và thuế GTGT. Kế toán cần bảo đảm chứng từ trả hàng và việc xử lý hóa đơn được thực hiện đồng bộ để doanh thu, thuế và tồn kho không bị lệch nhau.
Chênh lệch giữa hóa đơn và phiếu giao hàng
Một trong những lỗi phổ biến là số lượng trên hóa đơn khác với lượng hàng thực tế đã giao. Những chênh lệch này cần được kiểm tra ngay vì có thể làm sai cả doanh thu, công nợ khách hàng, thuế GTGT và số lượng tồn kho cuối kỳ.
Thuế thu nhập doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào chất lượng giá vốn
Với doanh nghiệp vật liệu xây dựng, doanh thu thường lớn nhưng biên lợi nhuận có thể khá mỏng. Chỉ cần giá vốn tập hợp thiếu hoặc sai thời điểm, lợi nhuận kế toán và nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp có thể thay đổi đáng kể, khiến số liệu không phản ánh đúng hiệu quả kinh doanh.
Chi phí nào được tính vào giá vốn?
Ngoài giá mua hàng, giá vốn có thể liên quan đến vận chuyển đầu vào, bốc xếp, gia công và các khoản trực tiếp đưa hàng về trạng thái, địa điểm phù hợp để bán. Việc xác định phải dựa trên bản chất từng khoản chi và hồ sơ chứng từ thực tế.
Chi phí nào nên ghi nhận riêng?
Không phải mọi khoản chi liên quan đến hàng hóa đều nên cộng vào giá vốn. Chi phí bán hàng, quản lý, giao hàng cho khách hoặc những khoản phục vụ hoạt động chung cần được nhận diện riêng để doanh nghiệp nhìn đúng biên lợi nhuận gộp của từng nhóm hàng.
Hao hụt nào có cơ sở?
Hao hụt trong vận chuyển, lưu kho hoặc gia công cần có căn cứ về đặc tính hàng hóa, định mức và hồ sơ kiểm kê. Nếu số lượng hao hụt lớn nhưng không giải thích được nguyên nhân, doanh nghiệp có thể vừa mất hàng vừa đối mặt với rủi ro khi giải trình chi phí.
Hàng tồn kho giảm giá xử lý thế nào?
Một số vật liệu có thể giảm giá do lỗi thời, hư hỏng, xuống cấp hoặc biến động thị trường. Kế toán cần đánh giá tình trạng hàng tồn kho, hồ sơ kiểm kê và căn cứ xử lý để số liệu cuối kỳ không tiếp tục ghi nhận giá trị cao hơn khả năng thu hồi thực tế.
Công nợ khó đòi ảnh hưởng ra sao?
Bán được hàng nhưng không thu được tiền có thể khiến doanh nghiệp có doanh thu và lợi nhuận trên sổ nhưng thiếu dòng tiền thực tế. Các khoản nợ quá hạn cần được phân loại, theo dõi tuổi nợ và chuẩn bị hồ sơ cần thiết để đánh giá khả năng thu hồi cũng như xử lý kế toán phù hợp.
Kế toán tiền lương của công ty vật liệu không chỉ có nhân viên văn phòng
Công ty vật liệu xây dựng thường có nhiều nhóm lao động với cách tính lương, phụ cấp và thời gian làm việc khác nhau. Vì vậy, kế toán tiền lương cần theo dõi riêng từng bộ phận để phản ánh đúng chi phí bán hàng, kho vận, vận chuyển và gia công.
Nhân viên bán hàng
Lương nhân viên bán hàng có thể gồm lương cố định, thưởng doanh số và hoa hồng theo từng nhóm sản phẩm. Kế toán cần theo dõi rõ phần thu nhập gắn với doanh số để đánh giá chi phí bán hàng và hiệu quả của từng nhân viên.
Nhân viên kho
Nhân viên kho thường chịu trách nhiệm nhập, xuất, kiểm đếm và bảo quản hàng hóa. Tiền lương của bộ phận này nên được theo dõi riêng để doanh nghiệp xác định đúng chi phí vận hành kho và kiểm soát năng suất lao động.
Lái xe
Lái xe có thể phát sinh lương cơ bản, phụ cấp tuyến đường, công tác phí hoặc khoản hỗ trợ theo chuyến. Kế toán nên liên kết dữ liệu tiền lương với hoạt động giao hàng để theo dõi đầy đủ chi phí vận chuyển thực tế.
Nhân công bốc xếp
Nhân công bốc xếp có thể được trả theo ngày, theo chuyến hoặc theo khối lượng hàng hóa. Nếu thuê lao động thời vụ, doanh nghiệp cũng cần lưu đầy đủ hồ sơ và chứng từ liên quan để phục vụ việc ghi nhận chi phí.
Nhân công gia công
Công ty có hoạt động cắt, uốn, pha màu hoặc gia công vật liệu cần tách tiền lương nhân công trực tiếp khỏi lương bộ phận bán hàng. Đây là cơ sở quan trọng để tính đúng chi phí gia công và giá thành của từng nhóm sản phẩm.
Quản lý kho và điều phối giao hàng
Bộ phận quản lý kho và điều phối chịu trách nhiệm kết nối đơn hàng, tồn kho, xe giao hàng và tiến độ giao cho khách. Chi phí nhân sự của nhóm này nên được theo dõi riêng vì ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành toàn bộ chuỗi phân phối.
Một dịch vụ kế toán chuyên ngành phải tạo được bộ báo cáo quản trị riêng
Dịch vụ kế toán cho công ty vật liệu không nên dừng ở kê khai thuế và lập báo cáo tài chính. Giá trị lớn hơn nằm ở khả năng biến dữ liệu kế toán thành các báo cáo giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy tồn kho, lợi nhuận, công nợ và dòng tiền.
Báo cáo tồn kho theo nhóm hàng
Báo cáo cần cho biết số lượng và giá trị tồn của từng nhóm như sắt thép, xi măng, gạch, sơn hoặc vật liệu hoàn thiện. Đồng thời nên nhận diện hàng bán nhanh, hàng tồn lâu và những mặt hàng có giá trị tồn quá lớn.
Báo cáo lãi gộp theo sản phẩm
Doanh thu cao không có nghĩa mọi nhóm sản phẩm đều tạo lợi nhuận tốt. Báo cáo lãi gộp giúp doanh nghiệp biết mặt hàng nào có biên lợi nhuận cao, mặt hàng nào đang bán nhiều nhưng hiệu quả thấp.
Báo cáo công nợ theo tuổi nợ
Công nợ nên được chia theo các khoảng thời gian như chưa đến hạn, quá hạn ngắn và quá hạn dài. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp ưu tiên thu hồi những khoản có nguy cơ trở thành nợ khó đòi.
Báo cáo doanh thu theo khách hàng
Báo cáo doanh thu theo từng nhà thầu, đại lý hoặc khách dự án giúp doanh nghiệp nhận diện nhóm khách hàng đóng góp lớn nhất. Khi kết hợp với công nợ và lợi nhuận, doanh nghiệp còn biết khách nào thực sự mang lại giá trị tốt.
Báo cáo chi phí vận chuyển
Chi phí nhiên liệu, lái xe, thuê xe, bốc xếp và giao hàng nên được tổng hợp riêng. Qua đó doanh nghiệp có thể đánh giá tuyến giao nào đang quá tốn kém và liệu chính sách thu phí vận chuyển hiện tại có phù hợp hay không.
Báo cáo dòng tiền dự kiến
Báo cáo dòng tiền nên dự kiến các khoản thu từ khách hàng và các khoản phải trả cho nhà cung cấp trong thời gian tới. Đây là công cụ quan trọng để chủ doanh nghiệp biết khi nào có nguy cơ thiếu tiền dù báo cáo lợi nhuận vẫn dương.
Báo cáo tháng nên giúp chủ doanh nghiệp trả lời 6 câu hỏi
Một bộ báo cáo kế toán tốt không nên khiến chủ doanh nghiệp phải đọc hàng chục trang số liệu mới hiểu tình hình. Báo cáo tháng nên tập trung vào những câu hỏi trực tiếp ảnh hưởng đến quyết định nhập hàng, bán hàng, thu nợ và sử dụng vốn.
Hàng nào đang bán nhanh nhất?
Doanh nghiệp cần biết những mặt hàng có tốc độ quay vòng cao để ưu tiên nguồn vốn và duy trì mức tồn an toàn. Nếu thường xuyên thiếu nhóm hàng bán nhanh, doanh nghiệp có thể mất đơn và mất khách vào tay đối thủ.
Hàng nào đang nằm kho lâu nhất?
Hàng tồn lâu làm vốn bị chôn và tăng rủi ro giảm giá, hư hỏng hoặc lỗi mẫu. Báo cáo nên chỉ rõ thời gian tồn của từng nhóm để doanh nghiệp kịp thời giảm giá, bán xả hoặc dừng nhập thêm.
Khách nào đang nợ nhiều nhất?
Không chỉ tổng dư nợ mà chủ doanh nghiệp cần biết khoản nợ đang tập trung ở khách hàng nào và đã quá hạn bao lâu. Điều này giúp đưa ra quyết định tiếp tục cấp hàng, giảm hạn mức hoặc yêu cầu thanh toán trước.
Nhóm sản phẩm nào có biên lợi nhuận thấp nhất?
Một số nhóm hàng có thể tạo doanh thu lớn nhưng lợi nhuận bị giảm bởi chiết khấu, vận chuyển hoặc giá vốn tăng. Báo cáo cần chỉ ra rõ nhóm nào đang có biên thấp để doanh nghiệp điều chỉnh giá bán hoặc chiến lược sản phẩm.
Chi phí nào tăng bất thường?
Các khoản như nhiên liệu, vận chuyển, bốc xếp, hao hụt hoặc chi phí kho có thể tăng nhanh mà doanh nghiệp không nhận ra. So sánh theo tháng giúp phát hiện sớm những khoản chi vượt mức bình thường và tìm nguyên nhân.
Tiền mặt có đủ để nhập lô hàng tiếp theo không?
Đây là câu hỏi quan trọng nhất với doanh nghiệp vật liệu có nhu cầu vốn lưu động lớn. Báo cáo tháng cần cho thấy tiền hiện có, khoản sắp thu, khoản sắp trả và nhu cầu nhập hàng để chủ doanh nghiệp chủ động kế hoạch dòng tiền.
Dịch vụ kế toán công ty vật liệu xây dựng giúp doanh nghiệp giải quyết đồng bộ các công việc từ kiểm tra hóa đơn chứng từ, hạch toán sổ sách, kê khai thuế đến lập báo cáo tài chính và chuẩn bị hồ sơ phục vụ quyết toán thuế. Đối với ngành vật liệu xây dựng, việc kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, giá vốn, công nợ, chi phí vận chuyển và tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
