Thành lập công ty ván ép xây dựng đang được nhiều cá nhân và nhà đầu tư quan tâm khi nhu cầu sử dụng vật liệu gỗ công nghiệp trong xây dựng, nội thất và sản xuất ngày càng tăng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hoạt động theo hướng sản xuất, gia công, kinh doanh, phân phối hoặc cung cấp ván ép cho các công trình và nhà thầu. Tuy nhiên, để hoạt động hợp pháp, chủ đầu tư cần xác định ngành nghề phù hợp, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và thực hiện các thủ tục cần thiết sau thành lập. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và tạo nền tảng thuận lợi để mở rộng hoạt động kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp mua ván nguyên tấm rồi cắt, khoan hoặc thực hiện một số công đoạn gia công theo đơn hàng, hoạt động đã phát sinh thêm yếu tố sản xuất, gia công.
Khi đó cần bố trí khu vực máy móc phù hợp, xây dựng định mức hao hụt và kiểm soát phế liệu. Báo giá cũng nên tách phần giá vật liệu với phí gia công để thuận lợi cho việc theo dõi giá thành.
Sản xuất ván tại nhà máy
Trực tiếp sản xuất ván ép đòi hỏi mức đầu tư và yêu cầu quản lý cao hơn. Ngoài máy móc, doanh nghiệp còn phải tổ chức kho nguyên liệu, khu vực ép, khu vực hoàn thiện, kho thành phẩm và hệ thống vận chuyển nội bộ.
Các vấn đề về phòng cháy chữa cháy, môi trường, an toàn lao động, hóa chất hoặc keo sử dụng trong sản xuất cần được rà soát dựa trên công suất và dây chuyền thực tế của nhà máy.
Cung cấp theo hợp đồng công trình
Doanh nghiệp có thể vừa kinh doanh ván vừa ký hợp đồng cung cấp cho từng dự án xây dựng. Với mô hình này, quản trị hợp đồng và dòng tiền đặc biệt quan trọng.
Hợp đồng nên quy định rõ quy cách ván, số lượng từng đợt, địa điểm giao, trách nhiệm bốc dỡ, tiêu chuẩn nghiệm thu, thời hạn thanh toán và phương án xử lý hàng không đạt yêu cầu. Do nhà thầu thường mua số lượng lớn nhưng thanh toán theo tiến độ, doanh nghiệp cần tính trước nhu cầu vốn lưu động.
Mã ngành cần đăng ký cho công ty ván ép xây dựng
Ngành nghề đăng ký nên được lựa chọn dựa trên toàn bộ chuỗi hoạt động dự kiến thay vì chỉ nhìn vào tên sản phẩm “ván ép”. Một công ty trực tiếp sản xuất, gia công và bán hàng sẽ cần phạm vi ngành nghề khác với doanh nghiệp chỉ thực hiện thương mại.
Sản xuất gỗ dán và ván
Nếu doanh nghiệp trực tiếp sản xuất gỗ dán, ván ép hoặc các sản phẩm ván tương tự, cần lựa chọn ngành nghề sản xuất phù hợp theo hệ thống ngành kinh tế đang áp dụng tại thời điểm đăng ký.
Phạm vi hoạt động thực tế của nhà máy cũng cần được đối chiếu với nội dung ngành nghề, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều công đoạn từ xử lý nguyên liệu đến ép và hoàn thiện sản phẩm.
Bán buôn vật liệu xây dựng
Công ty nhập ván để phân phối cho đại lý hoặc nhà thầu cần đăng ký hoạt động thương mại tương ứng. Tùy danh mục sản phẩm thực tế, phạm vi kinh doanh có thể bao gồm gỗ, sản phẩm từ gỗ và các loại vật liệu phục vụ xây dựng.
Việc xác định đúng hoạt động thương mại giúp hồ sơ doanh nghiệp phản ánh sát nguồn doanh thu dự kiến.
Gia công sản phẩm gỗ
Trường hợp nhận cắt, tạo hình hoặc gia công ván theo yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp nên rà soát ngành nghề liên quan đến hoạt động gia công, chế biến sản phẩm từ gỗ.
Đồng thời cần phân biệt giữa việc bán ván đã được doanh nghiệp tự gia công và trường hợp khách giao nguyên liệu để công ty thực hiện dịch vụ gia công.
Ngành bổ trợ theo hoạt động thực tế
Ngoài ngành chính, doanh nghiệp có thể cần đăng ký thêm các ngành bổ trợ nếu thực tế có bán lẻ, xuất nhập khẩu, vận chuyển, thi công hoặc kinh doanh những sản phẩm liên quan khác.
Không nhất thiết đăng ký một danh sách ngành quá rộng. Cách phù hợp hơn là lập sơ đồ hoạt động dự kiến từ mua nguyên liệu, sản xuất hoặc gia công đến bán hàng để xác định các ngành thực sự cần thiết.
Vốn kinh doanh ván ép chịu áp lực lớn từ tồn kho
Vốn điều lệ chỉ là một phần của bài toán tài chính. Đối với kinh doanh ván ép, vốn lưu động dành cho hàng tồn kho và công nợ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng duy trì hoạt động.
Số lượng quy cách
Doanh nghiệp càng duy trì nhiều độ dày, kích thước và chủng loại ván thì lượng hàng phải dự trữ càng lớn. Nếu không quản lý theo tốc độ bán của từng mã hàng, vốn dễ bị nằm trong những quy cách ít được sử dụng.
Nên phân nhóm sản phẩm bán thường xuyên, sản phẩm theo mùa và sản phẩm chỉ nhập khi có đơn đặt hàng.
Nguồn hàng theo lô
Mua hàng theo lô lớn thường giúp doanh nghiệp có mức giá tốt hơn nhưng đồng thời làm tăng nhu cầu vốn và diện tích kho.
Khi nhập hàng, cần kiểm tra đồng nhất chất lượng giữa các lô và lưu thông tin nhà cung cấp, thời điểm nhập, số lượng, quy cách để thuận tiện truy xuất khi khách hàng phản ánh chất lượng.
Chi phí kho bãi
Ván ép cần diện tích lưu trữ tương đối lớn. Ngoài tiền thuê kho, doanh nghiệp còn có thể phát sinh chi phí xe nâng, pallet hoặc hệ thống kê hàng, nhân sự kho, bảo vệ, vận chuyển và xử lý hàng hư hỏng.
Những khoản này cần được đưa vào giá vốn thay vì chỉ lấy giá mua sản phẩm làm cơ sở xác định biên lợi nhuận.
Công nợ nhà thầu
Bán hàng cho công trình thường phát sinh thời hạn thanh toán dài hơn bán lẻ. Trong khi doanh nghiệp phải thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, khoản phải thu từ nhà thầu có thể chưa đến hạn.
Vì vậy cần quy định hạn mức công nợ, thời hạn thanh toán và điều kiện tạm dừng giao hàng nếu khách vượt hạn mức. Đây là một trong những biện pháp quan trọng để bảo vệ dòng tiền.
Kho ván ép cần kiểm soát độ ẩm và phương pháp kê xếp
Kho không chỉ là nơi chứa hàng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Ván bảo quản không phù hợp có thể bị ẩm, cong, phồng hoặc biến dạng trước khi giao cho khách.
Nền kho
Nền kho cần khô, tương đối bằng phẳng và hạn chế nguy cơ nước xâm nhập. Không nên đặt trực tiếp ván xuống nền nếu điều kiện kho có khả năng phát sinh độ ẩm.
Có thể bố trí hệ thống kê phù hợp để tạo khoảng cách giữa sản phẩm và nền, đồng thời thuận tiện cho việc di chuyển, kiểm đếm.
Khoảng cách với tường
Việc xếp hàng sát tường có thể làm tăng nguy cơ hấp thụ ẩm, đặc biệt tại những khu vực tường bị thấm hoặc có độ ẩm cao.
Kho nên có khoảng trống phù hợp để kiểm tra tình trạng hàng hóa, lưu thông không khí và phục vụ công tác xuất nhập.
Phân lô sản phẩm
Mỗi lô nên được quản lý theo nhà cung cấp, ngày nhập, chủng loại, độ dày, kích thước và các thông số cần thiết khác.
Nguyên tắc xuất kho cũng cần được thiết lập rõ để hạn chế tình trạng hàng nhập lâu nhưng vẫn nằm phía dưới, trong khi hàng mới liên tục được xuất trước.
Kiểm soát cong vênh
Cách kê không đồng đều hoặc xếp hàng quá tải có thể làm ván biến dạng. Nhân sự kho nên kiểm tra định kỳ bề mặt, cạnh ván, tình trạng ẩm và độ phẳng của những lô lưu kho dài ngày.
Nếu phát hiện hàng có dấu hiệu bất thường, nên tách riêng trước khi xuất bán để tránh giao nhầm cho công trình.
Hồ sơ thành lập công ty ván ép xây dựng cần chuẩn bị gì
Trước khi nộp hồ sơ thành lập, chủ doanh nghiệp nên thống nhất các thông tin cơ bản về mô hình pháp lý, ngành nghề, vốn và địa điểm. Việc chuẩn bị đồng bộ từ đầu giúp hạn chế phải thay đổi đăng ký sau khi công ty vừa đi vào hoạt động.
Thông tin pháp nhân
Cần xác định tên doanh nghiệp, loại hình công ty, thành viên hoặc cổ đông, người đại diện theo pháp luật và tỷ lệ góp vốn.
Nếu có nhiều người cùng đầu tư, nên thống nhất trước quyền quản lý, quyền ký hợp đồng, cơ chế biểu quyết và trách nhiệm góp đủ vốn thay vì chỉ tập trung hoàn thiện hồ sơ đăng ký.
Ngành nghề
Danh sách ngành nghề cần bám sát mô hình dự kiến: thương mại, gia công hay trực tiếp sản xuất.
Nếu kế hoạch trong thời gian gần bao gồm cả sản xuất và phân phối, doanh nghiệp có thể rà soát các ngành tương ứng ngay từ giai đoạn thành lập để hạn chế phải bổ sung nhiều lần.
Vốn
Mức vốn cần được cân nhắc trên cơ sở quy mô thực tế, khả năng góp vốn và kế hoạch giao dịch với khách hàng.
Đối với công ty cung cấp ván cho dự án, quy mô vốn cũng có thể được đối tác xem xét khi đánh giá năng lực nhà cung cấp. Tuy nhiên, không nên đăng ký mức vốn vượt quá xa khả năng góp vốn thực tế chỉ nhằm tạo hình ảnh về quy mô doanh nghiệp.
Trụ sở và kho
Trụ sở đăng ký và kho hàng có thể được tổ chức tại cùng hoặc khác địa điểm tùy mô hình. Doanh nghiệp cần kiểm tra tính pháp lý của địa chỉ và khả năng sử dụng địa điểm đúng với công năng dự kiến.
Nếu có kho hoặc nhà xưởng riêng, cần tiếp tục rà soát các nghĩa vụ liên quan đến địa điểm kinh doanh, PCCC, môi trường và những yêu cầu vận hành tương ứng với hoạt động thực tế.
Nguồn gốc ván ép là hồ sơ quan trọng khi bán cho nhà thầu
Đối với đơn hàng công trình, khách hàng không chỉ quan tâm đến giá mà còn có thể yêu cầu chứng minh nguồn gốc và chất lượng sản phẩm. Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống hồ sơ theo từng lô ngay từ khâu nhập hàng.
Chứng từ mua hàng
Hợp đồng, hóa đơn và chứng từ giao nhận là cơ sở để doanh nghiệp chứng minh nguồn hàng hợp pháp và tổ chức hạch toán chi phí.
Các chứng từ nên được đối chiếu với thực tế nhập kho về số lượng, chủng loại và quy cách để hạn chế chênh lệch giữa kế toán và kho.
Nhà sản xuất
Thông tin về nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp giúp doanh nghiệp truy xuất nguồn hàng khi phát sinh lỗi.
Nếu công ty phân phối nhiều thương hiệu hoặc lấy hàng từ nhiều nhà máy, hệ thống kho cần tránh trộn lẫn các lô có thông số gần giống nhau nhưng nguồn sản xuất khác nhau.
Quy cách lô hàng
Mỗi lô nên ghi nhận ít nhất các thông tin cần thiết như loại ván, kích thước, độ dày, số lượng và ngày nhập.
Đối với sản phẩm có nhiều cấp chất lượng, cần bổ sung tiêu chí phân loại để nhân viên kinh doanh và kho không xuất nhầm sản phẩm.
Hồ sơ chất lượng nếu hợp đồng yêu cầu
Một số dự án có thể yêu cầu tài liệu kỹ thuật, kết quả kiểm tra, chứng nhận hoặc hồ sơ chất lượng theo điều khoản hợp đồng.
Doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng cung cấp các tài liệu này trước khi ký hợp đồng. Không nên cam kết một loại chứng từ chất lượng mà nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp thực tế không thể cung cấp.
Nếu sản xuất ván ép cần rà soát thêm điều kiện nhà máy
Khi chuyển từ thương mại sang trực tiếp sản xuất, phạm vi pháp lý và quản trị của doanh nghiệp tăng đáng kể. Việc có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và ngành sản xuất phù hợp không đồng nghĩa nhà máy có thể vận hành ngay mà không cần kiểm tra các yêu cầu chuyên ngành liên quan.
PCCC
Nhà máy chứa gỗ, ván, vật liệu dễ cháy cùng hệ thống máy móc và điện công suất lớn nên vấn đề PCCC cần được xem xét ngay từ khâu lựa chọn mặt bằng.
Doanh nghiệp cần xác định yêu cầu áp dụng dựa trên quy mô, công năng, diện tích và đặc điểm công trình thực tế; đồng thời bố trí lối thoát nạn, hệ thống điện, khu vực lưu trữ nguyên liệu và phương tiện PCCC phù hợp.
Môi trường
Quá trình sản xuất có thể phát sinh bụi gỗ, tiếng ồn, phế liệu, bao bì, chất thải từ keo hoặc công đoạn hoàn thiện.
Doanh nghiệp cần xác định loại hồ sơ môi trường tương ứng với dự án và quy mô sản xuất, đồng thời xây dựng phương án thu gom, lưu giữ và xử lý các dòng chất thải phát sinh trong quá trình vận hành.
Máy ép và dây chuyền
Dây chuyền cần được bố trí theo hướng hạn chế giao cắt giữa nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Các vị trí máy ép, máy cắt và thiết bị phụ trợ cũng phải tính đến nguồn điện, không gian vận hành, bảo trì và an toàn cho người lao động.
Trước khi mua máy, nên xây dựng sơ đồ dây chuyền và xác định công suất dự kiến để tránh tình trạng mặt bằng không đáp ứng sau khi thiết bị đã được đầu tư.
Keo và vật tư sản xuất
Keo là một trong những vật tư cần quản lý chặt trong sản xuất ván ép. Doanh nghiệp cần nắm rõ loại keo sử dụng, yêu cầu bảo quản, hướng dẫn an toàn và hồ sơ từ nhà cung cấp.
Kho vật tư nên được bố trí phù hợp với đặc tính của từng sản phẩm. Đồng thời cần kiểm soát lượng sử dụng theo định mức để vừa ổn định chất lượng ván, vừa phục vụ quản trị giá thành và quản lý chất thải phát sinh.
Báo giá ván ép xây dựng nên theo quy cách cụ thể
Ván ép xây dựng có nhiều chủng loại với mức giá và khả năng sử dụng khác nhau. Vì vậy, báo giá chỉ ghi chung tên “ván ép xây dựng” hoặc “ván cốp pha” có thể khiến khách hàng hiểu khác về sản phẩm được giao. Một báo giá rõ ràng nên xác định từng thông số chính để vừa giúp khách so sánh giá, vừa tạo căn cứ cho quá trình đặt hàng, giao nhận và nghiệm thu.
Độ dày
Độ dày là một trong những thông số cần ghi rõ trên báo giá. Doanh nghiệp nên thể hiện độ dày danh nghĩa của sản phẩm và, với những hợp đồng có yêu cầu kỹ thuật cụ thể, cần thống nhất thêm mức dung sai được chấp nhận.
Không nên để đến khi giao hàng mới kiểm tra vấn đề này. Nếu khách hàng cần ván cho một hệ cốp pha hoặc mục đích sử dụng cụ thể, chênh lệch độ dày có thể ảnh hưởng đến quá trình thi công và trở thành nguyên nhân phát sinh khiếu nại.
Kích thước
Chiều dài và chiều rộng của tấm ván cần được ghi cụ thể thay vì chỉ sử dụng tên gọi quy cách quen thuộc trên thị trường. Đối với ván được cắt theo yêu cầu, báo giá càng phải xác định rõ kích thước thành phẩm.
Doanh nghiệp cũng nên làm rõ đơn giá áp dụng cho nguyên tấm hay sản phẩm đã gia công. Nếu việc cắt theo kích thước làm phát sinh hao hụt, chi phí này cần được tính trước khi chốt giá với khách hàng.
Số lớp
Kết cấu và số lớp của ván có thể ảnh hưởng đến đặc tính sản phẩm, chất lượng và giá bán. Nếu số lớp là một tiêu chí mà khách hàng yêu cầu, thông tin này nên được thể hiện trong báo giá và thống nhất với nguồn hàng trước khi nhận đơn.
Đối với hợp đồng số lượng lớn, doanh nghiệp cần tránh tình trạng báo một cấu hình nhưng giao sản phẩm có kết cấu khác chỉ vì thay đổi nhà cung cấp giữa các đợt giao.
Loại bề mặt
Ván phủ phim, ván không phủ hoặc các loại bề mặt hoàn thiện khác có mục đích sử dụng và mức giá khác nhau. Báo giá nên mô tả loại bề mặt, đặc điểm nhận diện cần thiết và yêu cầu chất lượng nếu khách hàng có tiêu chuẩn riêng.
Nếu khách lựa chọn sản phẩm dựa trên mẫu, doanh nghiệp nên lưu mẫu hoặc thông tin xác nhận của khách để đối chiếu khi giao hàng.
Hợp đồng ván ép cần quy định tiêu chí nghiệm thu lô hàng
Hợp đồng cung cấp ván ép không nên chỉ quy định số lượng và tổng giá trị. Với đơn hàng lớn, tiêu chí nghiệm thu cần được xác định trước để hai bên có cùng căn cứ đánh giá sản phẩm. Đây là biện pháp quan trọng nhằm hạn chế tranh chấp về chất lượng sau khi hàng đã được đưa vào sử dụng tại công trình.
Sai số kích thước
Hợp đồng nên ghi kích thước danh nghĩa và dung sai được chấp nhận nếu yêu cầu của công trình cần kiểm soát thông số này.
Hai bên cũng có thể thống nhất phương pháp kiểm tra, số lượng mẫu kiểm tra và cách xử lý nếu một phần lô hàng vượt mức sai số cho phép. Quy định càng cụ thể thì việc xác định trách nhiệm khi có hàng không phù hợp càng thuận lợi.
Độ phẳng
Ván cong hoặc biến dạng có thể ảnh hưởng đến khả năng sử dụng tại công trình. Tuy nhiên, khái niệm “ván phải phẳng” nếu không có tiêu chí cụ thể rất dễ dẫn đến cách hiểu khác nhau.
Doanh nghiệp nên thống nhất điều kiện kiểm tra khi giao hàng và phân biệt sản phẩm đã bị biến dạng trước khi giao với trường hợp ván thay đổi do bảo quản hoặc sử dụng không đúng cách sau khi khách nhận hàng.
Tình trạng bề mặt
Đối với ván phủ phim hoặc sản phẩm có yêu cầu về bề mặt, hợp đồng có thể quy định cách xử lý các trường hợp trầy xước, bong lớp phủ, sứt cạnh hoặc những lỗi có khả năng ảnh hưởng đến công năng.
Các lỗi nhỏ không ảnh hưởng đến khả năng sử dụng cũng cần được phân biệt với lỗi khiến sản phẩm không đáp ứng tiêu chuẩn đã cam kết.
Số lượng giao nhận
Số lượng phải được kiểm đếm và xác nhận tại thời điểm giao hàng. Nếu giao nhiều đợt, mỗi đợt nên có chứng từ riêng ghi nhận số lượng thực tế.
Đối với đơn hàng lớn, doanh nghiệp nên tránh chỉ dựa vào hóa đơn cuối kỳ để xác định tổng số hàng đã giao. Phiếu giao hàng và biên bản giao nhận từng đợt sẽ là căn cứ quan trọng để đối chiếu công nợ.
Giao hàng công trình cần có bộ chứng từ riêng
Giao hàng tại công trình thường có nhiều bên tham gia như bộ phận mua hàng, thủ kho, chỉ huy công trình, đơn vị vận chuyển và kế toán. Vì vậy, doanh nghiệp cung cấp ván ép nên chuẩn hóa bộ chứng từ cho từng chuyến hàng nhằm tránh tình trạng hàng đã giao nhưng thiếu căn cứ xác nhận số lượng hoặc người nhận.
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng rời khỏi kho và đối chiếu với tồn kho trên hệ thống.
Thông tin nên thể hiện rõ ngày xuất, mã hoặc tên sản phẩm, quy cách, số lượng và đơn hàng hoặc công trình tương ứng. Với doanh nghiệp có nhiều kho, cần xác định thêm kho xuất hàng.
Biên bản giao nhận
Biên bản giao nhận hoặc chứng từ giao hàng cần ghi nhận số lượng thực tế khách đã nhận, thời điểm giao và người tiếp nhận.
Nếu khách phát hiện thiếu hàng hoặc sản phẩm có dấu hiệu bất thường ngay khi nhận, nội dung này nên được ghi trực tiếp trên chứng từ thay vì chỉ trao đổi bằng điện thoại.
Hóa đơn
Việc lập hóa đơn cần được tổ chức phù hợp với giao dịch thực tế và quy định về hóa đơn đang áp dụng. Đối với hợp đồng giao nhiều đợt, kế toán cần theo dõi thời điểm giao hàng và các điều khoản thanh toán để xử lý chứng từ phù hợp.
Thông tin về tên hàng, đơn vị tính, số lượng và giá trị trên hóa đơn cũng cần thống nhất với hệ thống quản lý bán hàng của doanh nghiệp.
Xác nhận hàng lỗi nếu có
Nếu phát hiện hàng lỗi tại thời điểm giao nhận, hai bên nên lập xác nhận cụ thể về số lượng, loại lỗi và phương án xử lý.
Có thể thống nhất đổi hàng, nhận lại sản phẩm hoặc áp dụng phương án khác theo hợp đồng. Việc ghi nhận ngay tại hiện trường giúp tránh tranh luận sau này về thời điểm phát sinh lỗi.
Kế toán công ty ván ép nên theo dõi theo lô và quy cách
Ván ép có nhiều quy cách gần giống nhau nhưng giá vốn khác nhau. Nếu kế toán chỉ quản lý chung theo nhóm “ván ép”, doanh nghiệp khó xác định chính xác tồn kho, biên lợi nhuận và hiệu quả của từng đơn hàng. Hệ thống kế toán nên kết nối được thông tin giữa mua hàng, kho, bán hàng và công nợ.
Giá nhập
Giá nhập cần được theo dõi theo từng nguồn hàng và từng lô. Cùng một quy cách ván nhưng giá mua có thể thay đổi theo nhà cung cấp, thời điểm hoặc số lượng đặt hàng.
Việc quản lý chi tiết giúp doanh nghiệp biết được lô hàng nào đang có giá vốn cao và có cơ sở điều chỉnh báo giá khi thị trường biến động.
Chi phí vận chuyển
Ván ép là mặt hàng cồng kềnh nên vận chuyển có thể chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí. Công ty cần xác định chi phí vận chuyển từ nhà cung cấp về kho và từ kho đến khách hàng.
Đối với các công trình xa, cần tính riêng chi phí giao hàng trước khi xác định biên lợi nhuận thay vì áp dụng một mức giá bán cho mọi địa điểm.
Hao hụt
Hao hụt có thể phát sinh từ quá trình bốc xếp, bảo quản, cắt theo quy cách hoặc sản phẩm bị hư hỏng.
Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình ghi nhận hàng lỗi, hàng phải giảm giá và phần vật liệu dư sau gia công. Nếu không kiểm soát riêng, các khoản hao hụt này dễ bị che lẫn trong số liệu tồn kho.
Công nợ khách hàng
Công nợ cần được quản lý theo từng khách hàng, hợp đồng và công trình. Đối với hợp đồng giao nhiều đợt, nên theo dõi số hàng đã giao, giá trị đã lập hóa đơn, khoản đã thanh toán và số tiền còn phải thu.
Công ty cũng nên thiết lập hạn mức công nợ để tránh tiếp tục giao hàng khi khoản phải thu cũ đã vượt quá khả năng kiểm soát.
Những tranh chấp phổ biến khi bán ván ép xây dựng
Phần lớn tranh chấp về ván ép không chỉ xuất phát từ việc sản phẩm thực sự bị lỗi mà còn do hai bên không thống nhất tiêu chuẩn trước khi mua bán. Báo giá, hợp đồng, mẫu hàng và biên bản giao nhận vì vậy cần được xây dựng thành một hệ thống thống nhất.
Sai độ dày
Khách hàng có thể phản ánh độ dày thực tế không đúng với thông số đặt hàng. Nếu hợp đồng chỉ ghi một con số nhưng không quy định dung sai hoặc phương pháp kiểm tra, việc xác định sản phẩm đạt hay không đạt có thể trở nên khó khăn.
Doanh nghiệp nên kiểm tra mẫu trước khi nhập số lượng lớn và thống nhất tiêu chí với nhà cung cấp cũng như khách hàng.
Ván cong
Cong vênh có thể xuất phát từ chất lượng sản phẩm, quá trình vận chuyển, cách kê xếp hoặc điều kiện bảo quản.
Khi phát sinh tranh chấp, cần xác định tình trạng ván tại thời điểm giao nhận. Vì vậy, kiểm tra và ghi nhận hàng hóa trước khi bàn giao có ý nghĩa quan trọng trong việc phân định trách nhiệm.
Số lần tái sử dụng không như kỳ vọng
Khách hàng sử dụng ván cốp pha thường quan tâm đến khả năng tái sử dụng. Tuy nhiên, số lần sử dụng thực tế còn phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm, phương pháp thi công, tháo dỡ, vệ sinh và bảo quản.
Doanh nghiệp cần thận trọng khi đưa ra cam kết tuyệt đối về số lần tái sử dụng nếu không có căn cứ kỹ thuật tương ứng. Báo giá nên mô tả đúng đặc tính sản phẩm thay vì biến kỳ vọng sử dụng thành một cam kết khó kiểm soát.
Giao hàng không đúng quy cách
Giao nhầm độ dày, kích thước, bề mặt hoặc chủng loại có thể khiến toàn bộ lô hàng bị từ chối tại công trình.
Để hạn chế lỗi này, đơn đặt hàng nên được chuyển thành phiếu xuất hàng có đầy đủ quy cách. Nhân sự kho cần kiểm tra lại thông tin trước khi xe rời kho, đặc biệt với những mã hàng có hình thức gần giống nhau.
Khi nào nên mở kho ván ép gần khu vực công trình
Không phải cứ có nhiều khách hàng xây dựng là doanh nghiệp cần mở thêm kho. Kho mới làm tăng chi phí thuê mặt bằng, nhân sự, quản lý tồn kho và vận chuyển nội bộ. Quyết định mở kho nên dựa trên tần suất giao hàng, doanh số khu vực và mức tiết kiệm logistics có thể đạt được.
Tần suất giao hàng cao
Nếu một khu vực có nhiều công trình thường xuyên đặt hàng và doanh nghiệp phải điều xe giao hàng liên tục từ kho chính, việc xây dựng điểm lưu kho gần khách hàng có thể giúp tối ưu hoạt động.
Cần thống kê số chuyến giao hàng theo tháng và lượng hàng trung bình mỗi chuyến trước khi quyết định.
Chi phí vận chuyển lớn
Khoảng cách xa khiến chi phí nhiên liệu, phương tiện và nhân công tăng lên. Trong một số trường hợp, chi phí vận chuyển từ kho chính có thể làm doanh nghiệp mất lợi thế cạnh tranh về giá.
Doanh nghiệp nên so sánh tổng chi phí logistics hiện tại với chi phí duy trì một kho khu vực để xác định phương án hiệu quả hơn.
Khách cần giao gấp
Công trình xây dựng có thể phát sinh nhu cầu bổ sung vật tư trong thời gian ngắn. Nếu khách hàng thường xuyên yêu cầu giao trong ngày hoặc theo tiến độ thi công, khoảng cách từ kho đến công trình trở thành yếu tố cạnh tranh.
Kho gần khu vực khách hàng giúp doanh nghiệp duy trì một lượng hàng cơ bản để đáp ứng các đơn hàng cần giao nhanh.
Doanh số khu vực đủ ổn định
Doanh số ổn định là điều kiện quan trọng trước khi mở kho. Không nên đầu tư kho chỉ dựa trên một hoặc hai dự án lớn có thời gian thi công ngắn.
Công ty cần đánh giá lượng khách hàng thường xuyên, triển vọng công trình mới và khả năng duy trì doanh số sau khi các dự án hiện tại kết thúc.
Checklist trước khi công ty ván ép ký hợp đồng cung cấp lớn
Hợp đồng cung cấp số lượng lớn có thể mang lại doanh thu đáng kể nhưng đồng thời tạo áp lực lên tồn kho, dòng tiền và khả năng giao hàng. Trước khi ký, doanh nghiệp nên kiểm tra đồng thời năng lực nguồn hàng, sức chứa kho, tiêu chuẩn nghiệm thu và khả năng tài chính thay vì chỉ tập trung vào giá trị hợp đồng.
Nguồn hàng đã kiểm tra chưa
Cần xác định nhà cung cấp có đủ khả năng đáp ứng số lượng và tiến độ hay không. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra quy cách, chất lượng mẫu và khả năng duy trì sản phẩm đồng nhất giữa các lô.
Nếu hợp đồng kéo dài nhiều tháng, nên có phương án nguồn hàng dự phòng để hạn chế nguy cơ gián đoạn khi nhà cung cấp chính thiếu hàng.
Kho có đủ sức chứa chưa
Doanh nghiệp cần tính lượng hàng tối đa phải lưu kho tại một thời điểm, diện tích kê xếp và khả năng xuất nhập hàng.
Không nên nhập toàn bộ khối lượng hợp đồng nếu kho không đáp ứng điều kiện bảo quản. Có thể xây dựng kế hoạch nhập hàng theo từng đợt phù hợp với lịch giao cho công trình.
Tiêu chuẩn nghiệm thu đã ghi rõ chưa
Trước khi ký hợp đồng, cần kiểm tra lại các thông số như loại ván, kích thước, độ dày, bề mặt, số lượng, dung sai và điều kiện kiểm tra hàng.
Đồng thời phải quy định cách xử lý khi có sản phẩm không đạt yêu cầu, thời hạn khách hàng phản hồi và trách nhiệm đổi trả. Tiêu chuẩn càng rõ thì nguy cơ tranh chấp sau giao hàng càng thấp.
Dòng tiền có chịu được công nợ không
Một hợp đồng lớn chưa chắc tạo ra dòng tiền tốt nếu doanh nghiệp phải thanh toán trước cho nhà cung cấp nhưng khách hàng được nợ trong thời gian dài.
Trước khi ký, công ty nên lập kế hoạch dòng tiền cho từng đợt nhập hàng và thanh toán. Cần tính khoản đặt cọc, thời hạn công nợ, hạn mức tín dụng dành cho khách và nguồn vốn dự phòng nếu khách thanh toán chậm. Chỉ khi dòng tiền chịu được kịch bản bất lợi, doanh nghiệp mới nên cam kết khối lượng cung cấp lớn.
Thành lập công ty ván ép xây dựng là bước khởi đầu quan trọng để xây dựng mô hình kinh doanh chuyên nghiệp, thuận lợi trong ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn và phát triển hệ thống khách hàng, đối tác. Chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ thông tin về tên, trụ sở, vốn, ngành nghề và hồ sơ đăng ký, đồng thời lưu ý các thủ tục về thuế, hóa đơn điện tử và chữ ký số sau khi thành lập. Nếu chưa có kinh nghiệm thực hiện thủ tục, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ tư vấn thành lập công ty trọn gói để được hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
